اگر سروکارتان به این مقاله افتاده، به احتمال زیاد جزو کسانی هستید که همیشه کار عقب‌افتاده دارند و در عجله هستند تا پروژه‌های کاری‌شان را سر موعد مقرر به اتمام برسانند؛ شاید هم به دلیل این‌که همیشه دیر می‌کنید، با مدیر یا مشتریانتان دچار مشکل شده‌اید. این احتمال هم وجود دارد که عدم قابلیت در برنامه‌ریزی، باعث شده نتوانید بین کار و زندگی خانوادگی‌تان تعادل ایجاد کنید. اگر هر کدام از این موقعیت‌ها به نظرتان آشنا می‌آید، مقاله حاضر برای شماست! ما در این مقاله، چند و چون انجام برنامه ریزی کاری را به شما آموزش می‌دهیم و یک جدول برنامه ریزی کاری را در اختیارتان قرار می‌دهیم که افراد موفق از آن‌ استفاده کرده‌اند و به اصطلاح، جوابش را داده است. تفاوتی ندارد که در شرکت یا سازمانی، به صورت حضوری مشغول به کار هستید یا روش دورکاری و فریلنسری را برای خودتان انتخاب کرده‌اید؛ جزو هر گروه از قشرهای کاری که باشید، این مقاله به کارتان خواهد آمد. فهرست مطالبی که در این مقاله بیان خواهند شد، به شرح زیرند: 

1. مقدمه‌ای بر برنامه ریزی کاری
2. روش اول برنامه ریزی کاری: GTD یا همان Getting Thingd Done
3. روش دوم برنامه ریزی: جدول زمانی داوینچی یا همان The Da Vinci Schedule
4. 6 توصیه ساده برای برنامه ریزی بهتر در محیط کار
5. سخن پایانی (+ معرفی یک دوره غیرحضوری ارزشمند)

برای کسب اطلاعات کامل در این حوزه، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی برنامه ریزی را بخوانید.

مقدمه‌ای بر برنامه ریزی کاری

بدون داشتن یک برنامه مناسب، شما از تجربه داشتن یک روز کامل کاری آرام، بی‌‌استرس، متعادل و صدالبته پربار، محروم خواهید ماند. نداشتن برنامه ریزی کاری، آسیب‌های دیگری هم می‌تواند در پی داشته باشد که از جمله آن‌ها می‌توانیم به از دست دادن انگیزه برای کار کردن، وارد آمدن فشار روانی، به هم خوردن ساعات خواب و بیداری و مواردی از این قبیل اشاره کنیم. طبیعتا این آسیب‌ها، اصلا جذاب به نظر نمی‌رسند و شما، به عنوان فردی که می‌خواهد در مسیر موفقیت قرار بگیرد، دوست ندارید که این آسیب‌ها را تجربه کنید.

برای کسب اطلاعات در مورد مزیت‌های بابرنامه بودن، مقاله آموزشی فواید برنامه ریزی را مطالعه کنید.

این‌جاست که سوال اساسی مطرح می‌شود و آن، این است که چگونه می‌توانیم برنامه ریزی کاری انجام بدهیم؟ برای برنامه ریزی امور کاری روزانه، راه و روش‌های فراوان متعددی وجود دارند. ما دو مورد از محبوب‌ترین و موثرترین روش‌ها،  یعنی GTD و جدول زمانی داوینچی را انتخاب کرده‌ایم و در این مقاله به شرح آن‌ها پرداخته‌ایم. امیدواریم مقاله حاضر، نقطه عطفی باشد که پس از مطالعه آموزش‌های آن، بتوانید قدم در راه بهره‌وری بالاتر از نظر زمانی گام بردارید و با ایجاد تعادل بین زندگی کاری و شخصی، کیفیت زیستی‌تان را ارتقا ببخشید.

روش شماره 1) GTD

آیا:

• به دلیل عدم توانایی در به انجام رساندن تعداد زیاد مسئولیت‌هایی که به شما محول شده، احساس سردرگمی می‌کنید؟
• از این‌که نکند جزئیات کوچک را فراموش کنید، نگران هستید؟
• در زندگی کاری و شخصی‌تان، نقش‌های زیادی را باید ایفا کنید؟
• تعداد زیادی پروژه را آغاز می‌کنید، ولی در به پایان رساندن آن‌ها، ناکام می‌مانید؟

فردی به نام دیوید آلن، راهکاری به نام GTD را معرفی کرده که با به‌کارگیری آن می‌توانید وظایف کاری‌تان را سازماندهی کنید. GTD یک سیستم مدیریت زمانی است که بر پایه یک اصل ساده بنا شده است: هر چه تعداد وظایف موجود در فهرست شما بیشتر باشد، سخت‌تر خواهید توانست تصمیم بگیرید که روی کدام وظیفه تمرکز کنید. طبق این روش، شما باید خودتان را تسلیم جریان کاری کنید و طی این جریان، به‌خودی‌خود و بدون نگرانی از فراموش کردن کارها، متوجه خواهید شد که در هر بازه زمانی، باید روی انجام چه فعالیتی تمرکز کنید. روش GTD شامل 5 اصل ساده است. این 5 اصل، شما را یاری خواهد کرد تا هرج و مرج درون ذهنتان را آرام کرده و امور کاری‌تان را برنامه ریزی کنید. این پنج اصل را در شکل زیر نشان داده‌ایم و در ادامه، هر کدام را بیشتر توضیح می‌دهیم.

• همه چیز را ثبت کنید: هر وظیفه‌ که باید انجام بدهید و هر پروژه‌ای که باید تحویل بدهید را ثبت کنید. از خاطر نبرید که کم‌رنگ‌ترین جوهرها از پرقدرت‌ترین حافظه‌ها ماندگارترند؛ پس: فکرهایتان را در ذهنتان نگه ندارید، آن‌ها را روی کاغذ یا برنامه یادداشت گوشی موبایلتان یادداشت کنید.
• شفاف‌سازی کنید: روی هر وظیفه‌ای که ثبت کرده‌اید، تامل کنید و روی روش به انجام رساندن آن فکر کنید.
• سازماندهی کنید: پیش‌نیازهای لازم را فراهم کنید و اقدامات اولیه را انجام بدهید. تاریخ‌های پراهمیت را روی تقویم‌تان مشخص کنید، اگر قرار است بخشی از کار توسط افراد دیگر انجام بگیرد، با آن‌ها هماهنگی انجام بدهید و درصورتی‌که برای انجام کارتان به سخت‌افزار، نرم‌افزار یا وسیله دیگری نیاز دارید، آن را تهیه کنید.
• مرور کنید: فهرست‌تان را به دقت بررسی کنید؛ فراموش نکنید که لازم است در آینده، آن را بازنویسی و به‌روزرسانی کنید.
• وارد عمل شوید: دل به کار بدهید و کارتان را از فعالیتی شروع کنید که بیشترین اهمیت را دارد!

با پیروی از روش GTD، هرگز نگرانی از دست دادن یک جلسه کاری یا نرسیدن به یک ضرب‌العجل را نخواهید داشت؛ در عوض، همه کارهایتان به صورت مرتب و طبقه‌بندی‌شده در خواهند آمد و شما قادر خواهید بود فرمان خودروی زمان زندگی‌تان را تحت کنترل بگیرید.

مقاله مرتبط: اصول برنامه ریزی

در این بخش، هر یک از مراحل روش GTD را زیر ذره‌بین می‌بریم و با جزئیات بیشتر شرح می‌دهیم:

گام اول) ثبت کردن همه چیز

اولین و مهم‌ترین گام در روش GTD این است که ذخیره‌سازی اطلاعات و وظایف روزانه را در ذهنتان متوقف کنید و به جای آن، تمام ایده‌ها، مسئولیت‌ها و فعالیت‌های روزانه‌تان را در یک «جعبه دریافت» ثبت و ذخیره کنید. این جعبه دریافت، هم می‌تواند یک دفتر فیزیکی باشد و هم یک اپلیکیشن دیجیتال. تقویم‌هایی مانند گوگل کلندر، پلنرها و اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف، نمونه‌هایی از ابزارهایی هستند که برای ذخیره کردن فعالیت‌ها می‌توانید به کار بگیرید. با ثبت کردن فکرهایتان، می‌توانید حجم نابسامانی‌های ذهنی‌تان را کاهش بدهید. در این مرحله، نگران سازماندهی وظایفتان نباشید. در مراحل بعدی، نحوه انجام این کار را نیز شرح می‌دهیم.

گام دوم) شفاف‌سازی

در این گام، یاد می‌گیریم که چگونه روز کاری خودمان را سازماندهی کرده و به جعبه دریافتمان سروسامان بدهیم. سراغ آیتم‌های موجود در جعبه دریافت خودتان بروید و متد زیر را روی آن پیاده‌سازی کنید:

• اگر آن کار کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد، همان لحظه انجامش بدهید.
• اگر لازم است وظیفه‌ای را به فرد دیگری واگذار کنید، این کار را انجام بدهید.
• اگر یک وظیفه ضرب‌العجل مشخصی دارد یا باید در یک تاریخ یا ساعت مشخصی انجام شود، زمان آن را یادداشت کنید.
• اگر وظیفه مربوطه پیچیده است،مجموعه اقدامات و گام‌هایی را که باید در جهت به انجام رسیدن آن بردارید، مشخص کنید.

نکته: همیشه، تا جایی که مقدور است، تمام اطلاعات لازم را ثبت کنید تا وظایفتان شکل عملی‌تری به خودشان بگیرند.

گام سوم) سازماندهی

بعد از نوشتن تمام وظایف و اضافه کردن تمام اطلاعات مربوطه، نوبت می‌رسد به سامان بخشیدن به آن‌ها. شما باید آیتم‌های موجود در جعبه دریافتی را به پروژه‌ها و اقداماتی یکباره تقسیم‌بندی کنید. بر اساس فلسفه GTD، پروژه کاری، همان وظیفه کاری است که لازم است به جای یک مرحله، در چند مرحله انجام شود تا تکمیل گردد. برای مثال، درصورتی‌که یک پروژه با موضوع طراحی سایت به شما محول شده، شما باید این پروژه را به وظایف کوچکتر، مثل نیازسنجی، طراحی قالب، کدنویسی و ... تقسیم کرده و برای انجام هر وظیفه، ضرب‌العجل زمانی تعیین کنید.

گام چهارم) مرور

توضیحات این گام تقریبا واضح است. در پایان هر روز، هر هفته و هر ماه، زمانی را کنار بگذارید و به مرور وظایفتان بپردازید. وظایفی که به اتمام رسانده‌اید را از فهرست خط بزنید، وظایف جدیدی را به آن اضافه کنید، وظایف جدید را سازماندهی کنید و اقدامات آتی را مشخص نمایید. برداشتن این گام، یک «فاکتور حیاتی برای رسیدن به موفقیت» محسوب می‌شود. مرور و به‌روزرسانی مدام وظایف، به شما این اطمینان خاطر را می‌دهد که صرفا کارها را انجام نمی‌دهید، بلکه کارهای درستی را به انجام می‌رسانید.

گام پنجم) وارد شدن به عمل

این گام، همان بخشی است که طی آن، تمام فعالیت‌هایی که برای برنامه ریزی کاری انجام داده‌اید، به ثمر می‌نشیند و جواب می‌دهد. در این گام، شما با سیستمی از وظایف عملی روبرو هستید که به شکلی منطقی، دسته‌بندی شده و سازماندهی شده‌‌اند؛ بنابراین، در ابتدای روز، وقتی می‌خواهید شروع به کار کنید، دیگر نگران این مساله نخواهید بود که «از کجا شروع کنم» یا «بعد از این چه کاری را انجام دهم». شما تمامی وظایفتان را از قبل بررسی کرده‌اید، روی کاغذ یا نرم‌افزار، یادداشت کرده‌اید و آن را در یک برنامه عملیاتی، سازماندهی کرده‌اید؛ بدین ترتیب، از شر تمام سروصداهای ذهنی، که از نظر روحی و روانی آسیب‌زا هستند، رهایی می‌یابید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در این حوزه، مقاله آموزشی عملی کردن برنامه ریزی را بخوانید.

راهنما: فهرست وظایف کاری را چگونه بنویسیم؟

یک فهرست وظایف کاری، از چند فهرست مجزا تشکیل می‌شود. برای تهیه فهرست وظایف کاری، می‌توانید از راهنمای زیر استفاده کنید:

• فهرست «ورودی»: فهرست ورودی، اولین، پایه‌ای‌ترین و به‌هم‌ریخته‌ترین فهرستی است که تهیه می‌کنید. در این فهرست، تمامی فکرها و وظایفی که با آن‌ها برخورد می‌کنید را یادداشت کنید. در ابتدای روز، هفته و ماه، وقت بگذارید و تمام کارهایی که باید به انجام برسند را بدون هیچ ملاحظه‌ای، در این فهرست فیزیکی یا دیجیتال، ثبت کنید.
• فهرست «اقدامات بعدی»: فهرست «اقدامات بعدی» باید شامل اقداماتی باشد که باید در سریع‌ترین زمان ممکن به اتمام برسند. شما می‌توانید وظایف این فهرست را بر اساس اولویت یا موعد تحویل مرتب کنید. به خاطر داشته باشید که وظایف کوتاه (آن‌هایی که کمتر از دو دقیقه وقت می‌گیرند) را فورا به انجام برسانید.
• فهرست «انتظار»: این فهرست را به کارهایی اختصاص بدهید که به دیگران واگذار کرده‌اید یا مراحل اولیه آن را فرد دیگری باید انجام بدهد و سپس، نوبت به شما برسد. یک نکته، که در تهیه این فهرست می‌تواند به کارتان بیاید، بدین شرح است: همیشه همزمان با وارد کردن یک وظیفه در این فهرست، تاریخی که آن وظیفه را یادداشت می‌کنید را هم در کنارش بنویسید. با این عمل، می‌توانید به همکار یا کارمندتان پیام بدهید و از او بخواهید کاری که یک هفته پیش به او سپرده‌اید را به شما تحویل بدهد!
• فهرست «شاید / روزی»: فهرست شاید / روزی، دربرگیرنده تمامی پروژه‌ها و فعالیت‌های کاری است که مایل هستید به انجام برسانید، اما چندان اهمیت زیادی هم ندارند. «عوض کردن تابلوی اتاق کار با یک تابلوی جدید» یا «شروع کردن وبلاگ شخصی» در این فهرست جا می‌گیرند. درست است که این امور، در صدر امور پراهمیت و سرنوشت‌ساز شما قرار ندارند، اما شما باید به صورت هفتگی، آن‌ها را مرور کنید؛ بدین ترتیب، آن‌ها را فراموش نمی‌کنید و هر زمان که فرصتی داشتید، آستین‌هایتان را بالا می‌زنید تا روی آن‌ها کار کنید.

GTD یک روش برنامه ریزی کاری است که بهره‌وری شما را ارتقا می‌دهد، شما را از شر یک زندگی آشفته رهایی می‌بخشد و کمک‌تان می‌کند تا یک سبک زندگی متعادل و رضایت‌بخش را در پیش بگیرید. تیک زدن کنار فهرست‌ وظایفی که یکی پس از دیگری به انجام می‌رسند، حسی شادی‌آور و لذت‌بخش دارد و همین حس، انگیزه‌ای است تا عمیق‌تر کار کنیم و سعی کنیم در زمان کمتر، وظایف بیشتری را تیک بزنیم.

مقاله مرتبط: روش های برنامه ریزی

روش شماره 2) جدول زمانی لئوناردو داوینچی

جدول زمانی داوینچی، دومین روشی است که با بهره گرفتن از آن، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه برنامه ریزی کاری انجام بدهید و فعالیت‌های حرفه‌ای‌تان را به شکل کارآمدتری سازماندهی کنید. پیروی از جدول زمانی مذکور، به شما امکان می‌دهد تا یک زندگی هدفمند، شاد و خلاقانه را رقم بزنید. ایده اصلی که زیربنای «جدول زمانی داوینجی» را تشکیل می‌دهد، به این ترتیب است که:

• خلاقیت را وارد زندگی روزانه‌تان کنید.
• اجازه ندهید عوامل حواس‌پرتی، شما را از جریان اصلی زندگی، به بیراهه بکشانند.
• به تعویق انداختن را متوقف کنید و وظایف‌تان را به انجام برسانید.
• از دچار شدن به فرسودگی شغلی، در امان بمانید
• بین زندگی کاری و زندگی شخصی‌تان، تعادل برقرار کنید.

در روش جدول زمانی داوینچی، فعالیت‌های روزانه به‌گونه‌ای تنظیم می‌شوند که هم برای وظایف دشوارتر و هم وظایف ساده‌تر، زمان مجزا وجود داشته باشد. این جدول، برای استراحت هم زمان کافی در نظر می‌گیرد؛ بنابراین، می‌توانید اطمینان خاطر داشته باشید که با پیروی از جدول مذکور، طعم فرسودگی شغلی را نخواهید چشید.

چگونه از جدول زمانی داوینچی برای برنامه ریزی کاری روزانه‌مان استفاده کنیم؟

بسیاری از افراد، پیشنهاد می‌کنند که برنامه‌ریزی هفتگی‌تان را روز شنبه انجام بدهید؛ اما آیا این پیشنهاد، بهترین نتیجه را برایمان رقم می‌زند؟ در برنامه ریزی به روش داوینچی، توصیه می‌شود عصر جمعه را به برنامه ریزی کاری اختصاص بدهید. شنبه، برای روزهای کاری هفته، معادل ساعات اولیه صبح، برای روز است. همان‌طور که مغز ما در ساعات اولیه صبح بهره‌وری بیشتری دارد، در روزهای اولیه هفته، یعنی شنبه، یکشنبه و دوشنبه هم موضوع به همین منوال است. بنابراین، از عصر جمعه، برنامه وظایف کاری هفته‌تان را بچینید تا بتوانید از اولین روزهای هفته، بیشترین بهره را ببرید. چالش‌برانگیزترین بخش‌برنامه ریزی، اولویت‌بندی است. برای این‌که بتوانید وظایف کاری‌تان را به درستی اولویت‌بندی کنید، توصیه می‌کنیم با خودتان صادق باشید و به‌دقت، تمامی وظایفتان را بر اساس میزان اهمیت و حجمی که دارند، دسته‌بندی نمایید. یک نمونه برنامه که طبق جدول زمانی داوینچی طراحی شده را در ادامه معرفی می‌کنیم:

• از ساعت 6:30 الی 9:00) بیدار شدن از خواب و انجام روتین صبحگاهی
• از ساعت 9:00 الی 14:00) انجام کار عمیق
• از ساعت 14:00 الی 18:00) انجام وظایف کاری متفرقه
• از ساعت 18:00 الی 20:00) ورزش در باشگاه یا معاشرت با خانواده و دوستان
• از ساعت 20:00 الی 23:00) سرگرمی‌هایی از قبیل بازی ویدیویی، تماشای فیلم و ..

حال بیایید این مراحل را یک به یک و با جزئیات بیشتری مورد بررسی قرار بدهیم:

روتین صبحگاهی

به نحوی که روزتان را آغاز می‌کنید، اهمیت بدهید. به جای این که تا دقایق آخر بخوابید و با عجله به محل کار بروید، یک روتین صبحگاهی برای خودتان تعریف کنید. به‌موقع از خواب بیدار شوید و کارهایی را انجام بدهید که مراتب رضایت شما را فراهم می‌کنند: دوش بگیرید، صبحانه بخورید، چند نرمش انجام بدهید و سپس، سر حوصله و با داشتن وقت کافی، برای رفتن به محل کار آماده شوید. همین نکات کوچک، می‌توانند تفاوت‌های بزرگ را رقم بزنند. حتی برای ساعات پایانی روز و پیش از رفتن به تختخواب هم می‌توانید یک روتین مشخص شبانگاهی تعیین کنید. تمامی افراد موفق، روتین صبحگاهی و شبانگاهی دارند و شما نیز، اگر می‌خواهید در مسیر موفقیت قرار بگیرید، بهتر است از روتین پیروی کنید.

اگر به این حوزه علاقمند هستید، مقاله آموزشی عادت صبحگاهی را بخوانید.

انجام کار عمیق

کار عمیق به دو دسته تقسیم می‌شود: کار سخت و کار نرم. کار سخت به تمامی وظایفی اطلاق می‌شود که انجام دادنشان برای شما با چالش‌هایی همراه است. کارهای نرم نیز مجموعه وظایفی هستند که به آسانی می‌توانید از پسشان بربیایید. در جدول زمانی داوینچی، پیشنهاد می‌شود که کارهای عمیق سخت را روزهای ابتدایی هفته انجام بدهید و کارهای نرم را به روزهای پایانی هفته موکول کنید.

برای کسب آگاهی در مورد چیستی و چگونگی کار عمیق، مقاله آموزشی کار عمیق را مطالعه کنید.

تکمیل وظایف کاری متفرقه

کارهایی از قبیل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، زمانبندی و شرکت در جلسات، سازماندهی اسناد، سفارش مواد اولیه و مواردی از این قبیل را در دسته وظایف کاری متفرقه تقسیم‌بندی کنید. محاسبه کنید که برای هر کدام از این وظایف، چه مقدار زمان نیاز است و سپس، بخش مشخصی از ساعات کاری‌تان را به این فعالیت‌ها اختصاص بدهید.

مقاله مرتبط: مدیریت زمان در سازمان

انجام ورزش و معاشرت کردن

بری این‌که دچار فرسودگی شغلی نشوید، لازم است که هر روز، زمانی را به استراحت، وقت گذراندن با خانواده و دوستان و انجام بازی‌های مختلف بگذرانید. منظورمان از بازی، تمام فعالیت‌هایی است که مراتب سرگرمی شما را فراهم می‌آورند. انجام بازی‌های ویدیویی، تماشای فیلم یا مطالعه کتاب، نمونه‌هایی هستند که در این دسته جای می‌گیرند. جدول زمانی داوینچی، اندکی با روش GTD تفاوت دارد. این جدول زمانی، کل روز را دربرمی‌گیرد و به شما این امکان را می‌دهد که یک روتین روزانه برای خودتان ایجاد کنید. تفاوت مهم این دو روش پرکاربرد، در این است که جدول زمانی داوینچی، ابزاری نیست که امکان سازماندهی جزئیات وظایف کاری را به شما بدهد؛ اما روش GTD این قابلیت را فراهم می‌کند. شما با ترکیب کردن این دو روش، می‌توانید یک سیستم بسازید و با استفاده از این سیستم، کل فعالیت‌های روز کاری‌تان را برنامه‌ریزی کنید. یک مزیت مهم سیستم مذکور در این است که موجب می‌شود بتوانید بین زندگی کاری و زندگی شخصی‌تان تعادل برقرار کنید. درصورتی‌که  این سیستم را به کار بگیرید، با یک تیر دو نشان می‌زنید و می‌توانید ضمن انجام کامل و دقیق وظایف کاری، از یک روتین صبحگاهی آرامش‌بخش و یک روتین شبانه سرگرم‌کننده نیز بهره‌مند شوید؛ در نتیجه، خودتان را از خطر افتادن در دام فرسودگی شغلی دور نگه خواهید داشت. در قسمت پایانی مقاله، قصد داریم 6 توصیه ساده برایتان داشته باشیم که به‌واسطه آن‌ها بتوانید برنامه کاری پربارتری برای خودتان طراحی کنید.

6 نکته ساده، ولی موثر برای برنامه کاری

1) گزارش بنویسید

5 الی 10 دقیقه از پایان روز کاری‌تان را به تهیه یک گزارش روزانه اختصاص بدهید و کل روزتان را مورد ارزیابی قرار بدهید. در طول ساعات کاری، آنقدر فکر از ذهن ما گذر می‌کند که بدون وقت گذاشتن و نوشتن، تقریبا غیرممکن است که بتوانیم این افکار را جمع‌بندی و پردازش کرده و به یک خروجی برسیم. در ساعات پایان روز کاری، اکثر ما آنقدر خسته و بی‌انرژی می‌شویم که دوست داریم خیلی سریع، خودمان را به خانه برسانیم. اما فراموش نکنید که اگر چند دقیقه‌ای برای تهیه گزارش و جمع‌بندی افکارتان وقت نگذارید، تمام استرس‌ها و مشغله‌های کاری را با خودتان به خانه حمل خواهید کرد. مطالعه روانشناسان دانشگاه یوسی‌ال‌ای، نشان می‌دهد بیان احساسات کلامی – یعنی صحبت کردن با یک فرد یا نوشتن آن‌ها – این اطمینان‌خاطر را در شما ایجاد می‌کند که احساسات و افکار منفی، به آن اندازه‌ای هم که به نظر می‌رسند، بغرنج نیستند؛ بنابراین، اگر به سلامت روانی و کیفیت زندگی خودتان و اعضای خانواده‌تان اهمیت می‌دهید، پیشنهاد ما را عملی کنید و به‌جای این‌که هر استرس یا خشم را با خودتان به خانه بیاورید، آن را پشت در و بین ورق‌های کاغذ دفترتان دفن کنید. یک نکته جالب دیگر، این است که وقتی چالش‌های خاصی که با آن‌ها مواجه هستید را به نگارش درمی‌آورید، ذهن شما، هنگام خواب شبانه، روی آن کار می‌کند تا به یک راهکار اصلاحی برسد؛ در نتیجه، شما می‌توانید صبح را سرزنده و پرانگیزه آغاز کرده و به سراغ باقی روز بروید.

2) برنامه را از قبل حاضر کنید

اکنون که همه خشم و احساسات تخریب‌گر را از بین بردید، می‌توانید دست به برنامه ریزی کاری بزنید تا احتمال بروز مشکلات آتی را کاهش داده و روزتان را به همان سرزندگی که آغاز کرده‌اید، ادامه بدهید. در همان ساعات پایانی روز، پلنر، دفتر یادداشت یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی گوشی تلفن همراهتان را باز کنید و وظایف روز بعدتان را به ترتیب اهمیت، در آن یادداشت کنید. بدیت ترتیب، ذهن ناخودآگاه شما از قبل خودش را آماده می‌کند و شما، فردا صبح، خیلی آماده و مجهز به سر کارتان برخواهید گشت. نکته: چالش‌ها و اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی، همیشه رخ می‌دهند. بنابراین، سعی کنید در تعیین هدف و برنامه‌ریزی کردن، واقع‌بینانه عمل کنید و اگر به دلیل بروز یک مشکل، نتوانستید دقیقا طبق برنامه پیش بروید، ازسرزنش کردن خودتان ممانعت کنید. کاری که در چنین شرایطی باید انجام بدهید، این است که اگر نتوانستید وظیفه‌ای را به انجام برسانید، آن را جزو کارهای در اولویت فهرست فردا قرار بدهید تا بیش از آن عقب نیفتد.

3) فضای کاری‌تان را مرتب نگه دارید

فضای کاری به‌هم‌ریخته مساوی است با ذهن به‌هم‌ریخته. اگر میز کاری شما نامرتب باشد، چگونه می‌توانید انتظار داشته باشید که برنامه کاری روزانه‌تان بدون افتادن در دام حواس‌پرتی‌ها، عملی شود؟ درست همانطور که دوست دارید ذهن‌تان همیشه عاری از بی‌نظمی و حواس‌پرتی باشد، میز و فضای کاری‌تان را هم باید سازماندهی کنید. همین موضوع در مورد صفحه دسکتاپ کامپیوتر شما هم صدق می‌کند. صفحه دسکتاپ، فایل‌های کاری و پروژه‌ای‌تان را طوری سازمان بدهید که بدون صرف زمان و انرژی، بتوانید به‌آسانی به آن‌چه می‌خواهید، دسترسی پیدا کنید.

4) همزمان، چند کار را انجام ندهید

طبق نتایج تحقیقات دانشمندان، وقتی تمرکزتان را از روی یک موضوع برمی‌دارید و یه یک فعالیت ثانویه مشغول می‌شوید، چندین دقیقه طول می‌کشد تا دوباره بتوانید روی آن موضوع اولیه متمرکز شوید؛ بنابراین، اگر شروع به انجام یک وظیفه کاری کردید، حتما و حتما خودتان را از تمامی عوامل پرت‌کننده حواس دور نگه دارید. همان‌طور که خودتان بهتر از من می‌دانید، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها، اینترنت و موارد مشابه، همگی نمونه‌های همان عوامل حواس‌پرتی هستند. مادامی‌که به اندازه تعیین‌شده وقت نگذاشته‌اید و وظیفه کاری‌تان را تمام و کمال به اتمام نرسانده‌اید، سراغ این عوامل نروید. پیشنهاد می‌کنیم از یک تایمر استفاده کنید و سعی کنید در بازه‌های زمانی یک ساعته، بدون وقفه به کار کردن بپردازید. اگر صدای محیط بلند است، از یک هدفون استفاده کنید تا آن صداهای مزاحم را کم کند و به شما کمک کند تا تمرکزتان را حفظ کنید. به همکارانتان هم اطلاع بدهید که مشغول انجام چه کاری هستید و از آن‌ها بخواهید تا زمانی‌که موضوعی ضروری پیش نیامده، شما را تنها بگذارند.

5) از قانون 80-20 پیروی کنید

راستش را بخواهید، حجم بالایی از کارهایی که ما در طول روز انجام می‌دهیم، چندان مهم نیستند؛ اما چون انجام دادن آن‌ها ساده است و باعث ترشح سریع دوپامین در بدن می‌شود، تمایل داریم وقت زیادی روی آن‌ها صرف کنیم و کارهای مهم‌تر و حیاتی‌تر را به تعویق بیندازیم. به احتمال زیاد شما هم با این موضوع دست به گریبان شده‌اید و تجربه کرده‌اید که وقتی کارهای مهم‌تان را به بهانه انجام کارهای دم‌دستی به عقب می‌اندازید، یک کشمکش درونی در ذهنتان ایجاد می‌شود که آزاردهنده است، ولی خیلی راحت می‌توان جلوی آن را گرفت: به احساس موفقیت و رضایت خاطر بعد از انجام کارهای مهم فکر کنید؛ بدین صورت، انگیزه پیدا می‌کنید تا برای رسیدن به این احساس هم شده، اول وظایف مهم‌تان را تکمیل کنید و سپس، سراغ کارهای کم‌اولویت‌تر بروید.

در این راستا، می‌توانید مقاله آموزشی قانون پارتو را بخوانید.

6) برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌هایتان، زمان مقرر کنید

دنیای شبکه‌های اجتماعی، پیام‌رسان‌ها و ایمیل‌ها، یک دنیای غیرسازماندهی شده است که با هدف تجاری طراحی شده تا شما را هر چه بیشتر به سمت خودش بکشاند و در خودش نگه دارد. همه افراد، به این دلیل به شبکه‌های اجتماعی می‌روند که تصور می‌کنند این شبکه‌ها، برایشان مثمرثمر هستند؛ این درحالی‌ است که در واقعیت، مضررات شبکه‌های اجتماعی، از قبیل فیسبوک، اینستاگرام و ... بیشتر از مزایای آن‌هاست. این چرخه معیوب را قطع کنید، هوشیار باشید و صرفا زمان مشخصی از طول روز را برای چک کردن آن‌ها اختصاص بدهید تا ضمن بهره‌مندی از مزایای شبکه‌های اجتماعی، از کارهای ضروری‌ زندگی و اهداف کاری‌تان عقب نیفتید.

سخن پایانی (+ معرفی یک دوره غیرحضوری ارزشمند)

در این مقاله، دو روش پرکاربرد و عملیاتی برای برنامه ریزی کاری، یعنی GTD و جدول زمانی لئوناردو داوینچی را با شما به اشتراک گذاشتیم و اشاره کردیم که اگر این دو روش را ترکیب کرده و یک سیستم ایجاد کنید، خواهید توانست سر موقع از سرکار خارج شوید، در زمان مناسب به خانه برسید و خوابی آسوده را تجربه کنید. مادامی‌که وظایف کاری‌تان اهمیتی حیاتی نداشته باشند، از انجام دادن آن‌ها در محیط خانوادگی ممانعت کنید. حتی اگر فریلنسر یا دورکار هستید، اتاق یا فضای مشخصی را برای کار کردن اختصاص بدهید. سر زمان معین به اتاق کارتان بروید و سر موعد مقرر از آن بیرون بیایید و دیگر به کار فکر نکنید. زمانی که به صورت شخصی و با خانواده صرف می‌کنید، مختص این است که فشار روانی‌ شما کاهش پیدا کند، سرگرم شوید و به انجام فعالیت‌های مورد علاقه‌تان بپردازید. در ابتدای امر شاید با کمی اصطکاک روبرو بشوید، ولی به مرور زمان، اگر به این برنامه پایبند بمانید، مقاومت‌تان در هم خواهد شکست و  خواهید دید که کمیت و کیفیت کاری‌تان ارتقا پیدا کرده و سطح کیفی زندگی شخصی‌تان هم رو به افزایش گذاشته است. این یک بازی برد – برد برای همه است!

ما در مجموعه یک پله بالاتر، از صمیم قلب خواهان رشد و پیشرفت روزافزون تک تک شما هستیم. در همین راستا، دست به تهیه درسی غیرحضوری زده‌ایم به نام برنامه ریزی که زیرمجموعه دروس جعبه ابزار موفقیت یک پله بالاتر محسوب می‌شود.

زمان برای تمام انسان‌ها با سرعت یکسان سپری نمی‌شود! انسان‌هایی که برای امروز و فردایشان برنامه‌ریزی می‌کنند، زمان را بیشتر و بهتر از دیگران رام خودشان می‌کنند. درس غیر حضوری برنامه ریزی را برای تمام انسان‌ها و به ویژه افراد فعال در دنیای کسب‌و‌کار که می‌خواهند با برنامه‌ریزی زندگی خود را متحول نمایند، به شدت توصیه می‌کنیم.

و اما: این مقاله با نظرات شما تکمیل می‌شود:

• آیا تاکنون برایتان پیش آمده که به دلیل نداشتن برنامه ریزی کاری، با مدیر یا مشتریانتان دچار مشکل شده باشید؟
• آیا تجربه برنامه ریزی کاری را دارید؟
• چه توصیه‌ها و نکاتی را در خصوص برنامه ریزی کاری می‌توانید به این مقاله اضافه کنید؟
• دیدگاه‌ها، پیشنهادها و پرسش‌های خودتان را زیر همین مقاله، در بخش «ارسال یک پاسخ» با ما و سایر خوانندگان به اشتراک بگذارید.