چارت سازمانی چیست، چه اهمیتی دارد و کجا به کار می‌آید؟

ثنا جهاندار تاریخ 30 بهمن , 1398 دسته بندی : رهبری و مدیریت

چارت سازمانی یک دیاگرام است که ساختار داخلی سازمان و روابط و سلسله مراتب هر یک از بخش‌ها، جایگاه‌ها و شغل‌ها را به نمایش درمی‌آورد. چارت سازمانی، جلوه‌ای تصویری است از روابط بین افراد سازمان.

ترتیبی که برای تفویض اعتبار و قدرت در سازمان اعمال شده، در موفقیت‌آمیز بودن فعالیت‌ها و فرآیند دستیابی به اهداف، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. بنابراین، این‌چنین می‌توان گفت: چارت سازمانی، نمایش هندسی مفهومی به نام سلسله مراتب است و جریان قدرت، مسئولیت‌پذیری و ارتباطات سازمان را به تصویر می‌کشد. شایان ذکر است چارت سازمانی، یا به طور کامل، کلیه بخش‌های سازمان را به تصویر می‌کشد و یا نمودی است از روابط موجود در سطح واحد یا دپارتمان.

ساختار هر سازمان، تعیین می‌کند که چگونه فعالیت‌هایی از قبیل تقسیم وظایف، هماهنگی و نظارت، در جهت دستیابی به اهداف و چشم‌اندازهای سازمان به کار گرفته می‌شوند و چارت سازمانی، نمایشی بصری است از این ساختار. چارت سازمان به شکل واضح و اصولی، روابط بین رده‌های بالا و پایین‌تر سازمان را به تصویر می‌کشد. به عبارتی، چارت سازمانی مثل یک کتاب راهنما عمل می‌ کند و یک سند اداری بسیار مهم نیز محسوب می‌شود.

در همین ابتدای مقاله، اشاره می‌کنیم با شنیدن درس غیر حضوری خلق و مدیریت سرپرستان و مدیران میانی از مجموعه رهبری و مدیریت یک پله بالاتر، نگرشی متفاوت‌تر و کامل‌تری نسبت به فرآیندهای مدیریتی سازمان و چارت سازمانی پیدا خواهید کرد و به عنوان یک مدیر، تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری برای سازمانتان خواهید گرفت.

همان‌گونه که در تصویر زیر می‌بینید، چارت سازمان از شکل‌های هندسی و خطوطی تشکیل می‌شود که این اشکال را به هم وصل می‌کنند. بهتر است به غیر از نام یا عنوان شغلی هر کارمند، اطلاعات دیگری همانند شماره تماس، عکس و آدرس ایمیل نیز در چارت گنجانده شوند.

چارت سازمانی

نمونه چارت سازمانی

چرا باید برای سازمان‌مان چارت ایجاد کنیم؟

1) تعیین ساختار دقیق گزارش‌دهی

اولین مزیت تبیین چارت سازمانی این است که کارمندان به کمک آن متوجه می‌شوند باید به چه کسی گزارش بدهند و اگر با مشکل یا پرسشی مواجه شدند، به چه کسی باید مراجعه نمایند. چارت‌های سازمانی در تمامی شرکت‌ها از نقشی حیاتی برخوردار هستند؛ ولی در سازمان‌های بزرگ که از دپارتمان‌هایی چندگانه تشکیل شده‌اند و به حجم بالایی از نیروی کار مجهز هستند، این موضوع بیش از پیش اهمیت پیدا می‌کند. در چنین سازمانی، ممکن است کسی که در یک دپارتمان به فعالیت مشغول است، از نام‌ها و عناوین شغلی کارکنان سایر دپارتمان‌ها بی‌اطلاع باشد؛ ولی با مراجعه به چارت سازمانی، می‌تواند به سرعت فردی که در جستجویش بوده را از دپارتمان دیگر پیدا کرده؛ با او وارد ارتباط شود و کارهای شرکت را پیش ببرد.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله از رهبری ارکستر تا مدیریت سازمان / تمام آن‌چه باید درباره مدیریت سازمان بدانیم را نیز مطالعه کنید.

2) کمک به کارمندانی که جدیدا در سازمان استخدام شده‌اند

چارت سازمانی برای کارمندانی که به تازگی در سازمان یا شرکتی استخدام شده‌اند، بسیار مفید به فایده است. کارمندان جدید، بیشترِ افرادِ فعال در سازمان را نمی‌شناسند و وقتی با مشکل مواجه شوند، نمی‌توانند فرد مناسب را پیدا کنند. این امر می‌تواند به سردرگمی، تنش و افزایش بار کاری منجر شود. در چنین موقعیت‌هایی، چارت سازمانی به نجات کارمند جدید می‌آید و به او کمک می‌کند در آسان‌ترین شکل ممکن با سایر کارمندان وارد ارتباط شود.

3) مدیریت بار کاری

یک چارت سازمانی که به خوبی برنامه‌ریزی و طراحی شده باشد، یک ابزار مناسب برای مدیران است. مدیران سازمان به کمک این ابزار می‌توانند بار کاری وارده به کارمندانشان را رصد کنند. این امر در مورد سازمان‌هایی که بزرگ هستند و مدیر نمی‌تواند تک به تک روی تمامی بخش‌ها و افراد مختلف نظارت مستقیم داشته باشد، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله مدیریت منابع انسانی، ضرورت انکار ناپذیر کسب و کارهای مدرن را نیز مطالعه فرمایید.

4) ساده‌سازی فرآیند برنامه‌ریزی

مدیران و افراد مشغول به کار در رده‌های بالای سازمان، با مراجعه به چارت سازمانی قادر خواهند بود در عرض چند ثانیه، ساختار کلی شرکت را به شکل بصری از نظر بگذرانند؛ این امر در برنامه‌ریزی برای آینده و تخصیص منابع بسیار کارساز است.

5) برقراری تعامل با کارمندانی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند

نیروی کار امروز در مقایسه با نیروهای کار سال‌های گذشته، تغییرات بسیاری را تجربه کرده است. در حال حاضر، تعداد بالایی از شرکت‌ها امکان فعالیت به صورت دورکاری را برای کارکنانشان فراهم کرده‌اند؛ حضور فیزیکی این افراد در شرکت، به چند بار در ماه یا سال محدود می‌شود؛ به همین علت، ممکن است کارمندان دورکار نتوانند به اندازه کافی با کارمندان حاضر در شرکت ارتباط برقرار کنند. این‌جاست که تهیه چارت سازمانی اهمیت خود را نشان می‌دهد.

6) افزایش بهره‌وری کارمندان

کارمندان، ساعات بسیاری از زمان کاری خود را در حال جستجو برای افراد و اطلاعات سپری می‌کنند. وقتی چارت سازمانی تهیه شود، کارمندان خواهند توانست خیلی سریع به اطلاعات مورد نیازشان دست پیدا کنند، در نتیجه زمان تلف شده برای جستجوی اطلاعات به شکل نمایی کاهش پیدا می‌کند و تابع بهره‌روی رو به صعود می‌گذارد.

7) افزایش احساس رضایت شغلی در کارمندان

بر اساس مطالعات انجام گرفته، علاوه بر میزان درآمد، عوامل دیگری نیز در رضایت شغلی افراد تاثیرگذار هستند. یکی از مهم‌ترین این عوامل عبارت است از: ارتباط سالم. محیط کار بستری است که تعداد بالایی از افراد در آن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. مدیران اجرایی می‌توانند با فراهم کردن پلتفرم مناسب برای برقراری ارتباط موثر، تاثیر بزرگی بر سلامت روانی و متعاقبا، افزایش احساس رضایت شغلی کارمندان داشته باشند. چارت‌های سازمانی، نمونه‌ای از ابزارهایی هستند که مدیران با تهیه آن‌ها می‌توانند ارتباط بین کارمندان بخش‌های مختلف کسب‌ و کار را مستحکم‌تر سازند.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله به عنوان مدیر کسب‌وکار، چگونه می‌توانید یک محیط کار حرفه‌ای در سازمان‌تان ایجاد کنید؟ را نیز مطالعه فرمایید.