تمامی آن‌چه برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق و خوب نیاز دارید را از این‌جا بخوانید (به همراه پاسخ گام به گام به پرسش‌های پرتکرار مدیران)

ثنا جهاندار تاریخ 28 آوریل , 2020 دسته بندی : رهبری و مدیریت

در فیلم‌های سینمایی و تلویزیونی، مدیر موفق را کسی نشان می‌دهند که با کت و شلوار اتوزده و کیفی در دست وارد شرکت می‌شود، اخم به چهره دارد، همه کارمندان را با نگاهی از بالا به پایین برانداز می‌کند و سپس به اتاقش رفته و درب را می‌بندد. اما در دنیای واقعی، یک مدیر موفق هیچ تشابهی به این تصویر ندارد.

با خواندن این مقدمه، به احتمال زیاد تمام تصوری که از تعریف مدیریت و یک مدیر خوب داشتید، رنگ باخته و یک علامت سوال بزرگ بالای سرتان نقش بسته است با این مضمون که: پس مدیر موفق چه کسی است و چه باید بکنیم تا به یک مدیر خوب تبدیل شویم؟

یک مژده برایتان داریم: جای خوبی آمده‌اید؛ اگر مدیر هستید یا به مدیریت علاقمندید و قصد دارید با مطالعه تنها یک مقاله در اینترنت، تمامی تکنیک‌های کسب موفقیت در وادی مدیریت را یاد بگیرید، این مقاله همان چیزی است که شما را به هدفتان خواهد رساند؛ پس یک فنجان چای قندپهلو برای خودتان بریزید و در ادامه با ما همراه باشید!

اگر به این موضوع علاقه‌مندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی مدیریت چیست را نیز مطالعه کنید.

پرسش‌هایی که در این مقاله به آن‌ها پاسخ خواهیم داد، به شرح زیرند:

  • چه مدیری را می‌توان یک مدیر موفق به شمار آورد؟
  • اصلا چرا باید تلاش کنیم تا به یک مدیر موفق تبدیل شویم؟
  • برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق، باید به چه مهارت‌های فردی مجهز باشیم؟
  • وظایف یک مدیر موفق کدامند؟
  • پاسخ به سوالات پرتکرار مدیران
    • چگونه استخدام کنیم؟
    • چگونه به کارمندان انگیزه بدهیم؟
    • چگونه هدفگذاری کنیم؟
    • چگونه اخراج کنیم؟
    • چگونه نظارت کنیم؟
    • با کارمندان خاطی چگونه برخورد کنیم؟
  • سخن پایانی

برسیم به پایه‌ای‌ترین پرسش ماجرا:

چه مدیری را می‌توان یک مدیر موفق به شمار آورد؟

مدیر موفق

یک مدیر موفق، کسی است که:

  • بهترین کارمندان را جذب کرده باشد
  • محیط شرکت را به جایی تبدیل کرده باشد که همه مشتاق هستند آن‌جا کار کنند
  • ارزش بازار شرکت را ارتقا داده باشد
  • سطح درآمد و سودآوری شرکت را افزایش داده و هزینه‌ها را پایین آورده باشد
  • کارمندانش را به افرادی متعد و مسئولیت‌پذیر تبدیل کرده باشد که حتی بیرون از شرکت نیز نقش سفیر را برای آن ایفا می‌کنند

شاید بگویید چنین مدیری فقط در رویاها پیدا می‌شود؛ اما اینطور نیست؛ اگر در جایگاه مدیریتی هستید، با انجام تکنیک‌هایی که در این مقاله برایتان توضیح خواهیم داد، می‌توانید به یک مدیر خوب و موفق تبدیل شوید.

اگر به این موضوع علاقه‌مندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی مدیریت کسب و کار را نیز مطالعه کنید.

اصلا چرا باید تلاش کنیم تا به یک مدیر موفق تبدیل شویم؟

مدیر موفق

راستش را بخواهید، فضای کسب و کار امروز، سریع‌تر از هر زمان دیگر در حال تغییر و تحول است. در چنین دنیایی، اگر کسب و کارتان را با روش‌های سنتی مدیریتی به پیش ببرید، از میدان رقابت عقب خواهید ماند.

اگر مانند ناظم، بالای سر کارمندان بایستید و کارهایشان را کنترل کنید، اگر در برقراری ارتباط سالم با کارمندان ضعیف عمل کنید، اگر رویکرد خشم و توبیخ را سرلوحه برخورد با کارمندان خاطی قرار دهید و از راه و روش ایجاد انگیزه در کارمندان بی‌اطلاع باشید، دیری نخواهد پایید که اعتبار برندتان دچار آسیب خواهد شد، سیلی از مشتریان ناراضی به سمت شرکتتان روانه خواهند شد و سودآوری کسب و کارتان سیر نزولی به خود خواهد گرفت. در چنین شرایطی، مسئولیت تمامی ناکامی‌ها به سمت شما که مدیریت مجموعه را به عهده دارید، متوجه خواهند بود.

اگر به این موضوع علاقه‌مندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی نقش مدیر در انگیزش کارمندان را نیز مطالعه کنید.

تک تک افراد شاغل در سازمان، در جای خودشان مهم هستند، ولی نقشی که مدیر مجموعه به عهده دارد، حیاتی‌تر است و بر عملکرد تمامی کارکنان دیگر تاثیر می‌گذارد؛ حتما شما هم این جمله مهم را شنیده‌اید: کارمندانی که استعفا می‌دهند، سازمان را ترک نمی‌کنند، بلکه مدیر سازمان را ترک می‌کنند.

بنابراین، جا دارد نگاه مسئولانه‌تری به جایگاهتان داشته باشید، روزمرگی‌های دنیای مدیریت را کنار بگذارید و تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا به یک مدیر خوب و موفق تبدیل شوید.

اما چگونه؟ راهکار پیش ماست:

برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق، باید به چه مهارت‌های فردی مجهز باشیم؟

در شکل زیر، به شکل سرفصل‌وار، مهارت‌های تبدیل شدن به یک مدیر موفق را آورده‌ایم؛ در ادامه، تک تک مهارت‌ها را به شکل کامل مورد بررسی قرار می‌دهیم.

مدیر موفق

 

1) مدیریت خشم و استرس

فرض کنید اوضاع کسب و کارتان خوب پیش نرفته و از نظر مالی، دچار شوک بزرگی شده‌اید. در چنین شرایطی، چشمان کارمندان به شماست و اگر از کوره دربروید یا دست‌وپایتان را گم کنید، طبیعتا آن‌ها هم روحیه‌شان را خواهند باخت.

توانایی شما در مدیریت خشم و استرس، به این برمی‌گردد که تا چه حد صبر و تحمل داشته باشید. صبر، مهارتی است که همه فکر می‌کنند در آن استاد هستند، ولی کافی است چند مشکل پشت سر هم برایشان پیش بیاید تا افسارشان را از دست داده و دچار خشم و استرس بشوند. برخی افراد، به صورت ذاتی، صبر و تحمل بالایی دارند، ولی این بدان معنا نیست که شما نمی‌توانید آستانه تحملتان را در مواجهه با وضعیت‌های بحرانی ارتقا بدهید.

هر بار که احساس کردید خونسردی‌تان را از دست داده‌اید، پیش از هر عکس‌العملی، تمرین‌های زیر را انجام بدهید:

  • چشمانتان را ببندید
  • از طریق بینی نفس کشیده و از طریق دهان، هوا را به بیرون بدمید
  • به آرامی تا شماره 10 بشمارید (شمارش را طوری انجام بدهید که واقعا 10 ثانیه طول بکشد)
  • از محیطی که قرار دارید، خارجی شوید، به یک اتاق ساکت بروید و با خودتان خلوت کنید

با تمرین این تکینک‌های ساده، به مرور به فردی صبور تبدیل خواهید شد و در همگام مواجهه با بحران‌های مالی یا خطای کارمندان و هر شرایط ناگوار دیگر، در نهایت آرامش رفتار خواهید کرد.

2) حل مساله

مدیر است و مهارتش در حل مساله! اساسی‌ترین وظیفه شمایی که در جایگاه مدیریتی مشغول به کار هستید، حل مساله است. این شما هستید که باید تعیین کنید کارمندانتان باید از چه رویکردی پیروی کنند، این شما هستید که باید تعیین کنید منابع و موجودی‌هایتان چگونه مصرف شوند و به چه کاری اختصاص داده شوند، این شما هستید که باید تعیین کنید کارمندانتان باید چند ساعت کار کنند و چقدر باید به آن‌ها حقوق پرداخت شود.

مواردی که گفتیم، تنها چند مورد از مسائل مدیریتی هستند که شما باید در موردشان تصمیم‌گیری کنید و اگر خودتان را به مهارت حل مساله مسلح نکنید، هیچ عملکرد درخشانی را از خودتان به جا نخواهید گذاشت.

بنابراین، فعال باشید، اگر بخشی از فرآیند فعلی عملیاتتان دچار نقص شده یا یک مشکل بالقوه برای کسب و کارتان پیش آمده، پیش از آن‌که به دردسری بزرگ تبدیل شود، گام‌های لازم را بردارید و مشکل را حل کنید.

اگر نمره‌ای که به مهارت حل مساله‌تان می‌دهید، پایین است؛ پیشنهاد می‌کنیم سراغ یک منتور، کوچ یا مشاور بروید و یا از دوره‌های آموزشی مرتبط کمک بگیرید.

به منظور کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی نقش مشاور بیزینس در موفقیت کسب و کار را مطالعه کنید.

3) گوش دادن

شما، به عنوان فردی که وظیفه رهبری یک کسب و کار را به عهده دارید، همواره باید بر پایه این اصل زندگی کنید: «حکمتی داشته که خدا به من دو گوش داده و یک زبان؛ من باید بیشتر گوش کنم و کمتر حرف بزنم.»

برای شنیدن صحبت‌ها و نظرات کارمندان وقت بگذارید، وسط حرف آن‌ها نپرید و پیش از پاسخ دادن به آن‌ها، به خوبی فکر کنید. یادگیری مهارت شنیدن و پاسخ دادن فعال، کار آسانی نیست و به تمرین نیاز دارد؛ ولی پس از آموختن آن، خواهید دید که چه تغییراتی در نوع تعامل شما با اعضای تیم ایجاد شده است.

4) برقراری ارتباط موثر با افراد مختلف

مدیر موفق

طبیعی است که شما از نظر ذاتی، با برخی افراد، بیشتر جور باشید و با آن‌ها، بهتر از افراد دیگر ارتباط برقرار کنید؛ ولی به هیچ‌وجه نباید این ویژگی را در محیط کار از خودتان بروز بدهید. در صورتی که با چند کارمند خاص صمیمی باشید و با آن‌ها سلام و علیک بیشتری داشته باشید، در واقع با دست خودتان بذر دشمنی را در محیط کارتان می‌کارید.

برای برقراری ارتباط موثر، لازم است چندین مهارت را که زیرمجموعه آن محسوب می‌شود، یاد بگیرید. این مهارت‌ها عبارتند از:

  • توانایی شناخت ویژگی‌های شخصیتی افراد مختلف
  • توانایی کنار آمدن با افراد مختلف
  • توانایی متقاعد کردن افراد مختلف
  • توانایی ایجاد اشتیاق در دیگران برای شنیدن صحبت‌های شما
  • توانایی انتقال پیام به شکلی واضح و شفاف

در دنیای دیجیتال و آنلاین امروزی، مورد آخر، اهمیت بسیار بالایی پیدا کرده است. اکنون دیگر همه در دستشان یک موبایل دارند و به صورت پیوسته با کارمندانشان در ارتباط هستند؛ شما علاوه بر گفتگوهای رو در رو، در ارتباطات آنلاین نیز باید پیامتان را طوری به کارمندان منتقل کنید که آن‌ها به شکل کامل و دقیق، موضوع را متوجه شوند.

برای کسب دانش کامل‌تر در این حوزه، درس غیرحضوری ارتباط موثر را از مجموعه دروس هنر مذاکره یک پله بالاتر به شما پیشنهاد می‌کنیم.

5) انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات

انعطاف‌پذیری و سازگاری شاید در ظاهر مشابه باشند، ولی از نظر معنایی با هم تفاوت دارند. انعطاف‌پذیری یعنی قبول کنیم راه‌های مختلفی برای انجام یک کار وجود دارد، ولی سازگاری یعنی بتوانیم خودمان را با تغییراتی که پیش می‌آید، هماهنگ کنیم.

شمایی که به عنوان مدیر فعالیت می‌کنید، باید خودتان را از شر سکون و اینرسی دور کرده و به هر دوی این قابلیت‌ها مجهز کرده باشید.

اگر یکی از اعضای تیم تصمیم گرفته مشکلی را به شیوه‌ای متفاوت حل کند، لزوما بدین معنا نیست که رویکرد او اشتباه است؛ پس انعطاف‌پذیر باشید و به او فرصت بدهید.

اگر تغییراتی در نیازهای مشتریان ایجاد شده، شما هم سازگاری به خرج بدهید و در استراتژی‌های شرکتی، تجاری و تیمی‌تان بازبینی انجام دهید.

تقویت این مهارت‌ها و شکستن غول مقاومت در برابر تغییر را می‌توانید از خانه‌تان آغاز کنید، برای مثال، اگر هر روز روی یک صندلی مشخص نشسته و غذا می‌خورید، روز بعد روی صندلی دیگر بنشینید.

6) مسئولیت پذیری

شما الگویی برای تمامی اعضای تیم هستید، اگر جزو مدیرانی هستید که در شرایط عادی، مسئولیت تمامی کارها را قبول می‌کنند، ولی وقتی اوضاع به هم می‌ریزد، همه چیز را به پای عملکرد بد کارمندان می‌نویسند، بدانید و آگاه باشید که کارمندان متوجه عدم مسئولیت‌پذیری شما خواهند شد و این موضوع تاثیری منفی بر عملکرد آن‌ها خواهد گذاشت.

مدیران زمانی موفق خواهند بود که مسئولیت شکست‌ها را خودشان به عهده بگیرند و مسئولیت پیروزی‌ها را به کل تیم نسبت دهند. اگر تعداد شکست‌ها روند صعودی به خود گرفته، این شما هستید که باید وارد میدان شوید، ریشه‌های ایجاد مشکل را شناسایی و رفع کنید و به کارمندان انگیزه بدهید تا با روحیه بالا به انجام فعالیت‌هایشان مشغول شوند.

7) هوش هیجانی

تمامی مدیران برای این‌که بتوانند عملکرد و اثربخشی لازم را داشته باشند، به هوش هیجانی نیازمندند. داشتن هوش هیجانی بدین معنی است که خودآگاهی داشته باشید، بتوانید خودتان را کنترل کنید، توان خودانگیزشی داشته باشید، با دیگران همدلی کنید و به مهارت‌های اجتماعی مورد نیاز برای تعامل عاقلانه، بالغانه و همدلانه با افراد پیرامونتان مجهز باشید.

کار کردن با مدیرانی که هوش هیجانی بالایی دارند، بسیار لذت‌بخش است و اگر شما نیز این مهارت کلیدی را در خودتان پرورش بدهید، خواهید توانست بهترین نیروها را به سمت خود جذب کنید.

نکته: هرگز تصور نکنید که به اندازه کافی به هوش هیجانی مسلط هستید و دیگر نیازی به یادگیری ندارید. این مهارت انتها ندارد؛ شما باید تا جایی که می‌توانید، هوش هیجانی را در خودتان تقویت کنید. با انجام این کار، نه تنها خودتان عملکرد بهتری خواهید داشت، بلکه به بازدهی تیم نیز کمک خواهید کرد؛ در نتیجه، سازمان شما را به عنوان یک مدیر بااستعداد خواهد شناخت.

8) اعتماد به نفس

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تمامی مدیران موفق، داشتن اعتماد به نفس است. مدیری که اعتماد به نفس داشته باشد، هنگام مذاکره با شرکا و مشتریان، نماینده بهتری برای شرکت به شمار می‌رود، کاریزماتیک‌‌تر است، راحت‌تر و راسخ‌تر تصمیم می‌گیرد، در توضیح دادن ایده‌هایش بهتر عمل می‌کند، انتقادپذیر است، فیدبک‌های کارمندان را با آغوش باز می‌شنود و در بحران‌ها به راحتی از پای نمی‌ایستد.

یک پیشنهاد برایتان داریم: برخورد اول خیلی مهم است. برای این‌که در ذهن بقیه کاریزماتیک جلوه کنید، همواره حواستان به ظاهر‌تان باشد، لباس و کفش‌های مرتب و تمیز بپوشید، ظاهرتان را آراسته نگه دارید، تماس چشمی برقرار کنید، استوار قدم بردارید، لبخند بزنید و به هنگام دست دادن، دست طرف مقابل را به گرمی بفشارید.

اغلب کسانی که مدیریت می‌کنند و یا در جایگاه‌های بالای شغلی فعال هستند، از ضعف اعتماد به نفس در عذابند. درس غیر حضوری اعتماد به نفس از مجموعه آرامش درون یک پله بالاتر، راهکاری کلیدی برای این افراد است.

9) تمایل به یادگیری

یک مدیر موفق از هر فرصتی برای یادگیری مهارت‌های تکنیکی و فردی استفاده می‌کند. اگر می‌خواهید به یک مدیر موفق تبدیل شوید، باید کتاب بخوانید، در سمینارها شرکت کنید، از دوره‌های آموزشی غیرحضوری کمک بگیرید و با یادگیری جدیدترین روندهای تخصصی صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید، خودتان را به روز نگه دارید.

10) اهمیت دادن به زمان

برای زمانتان ارزش قائل باشید و از آن به درستی استفاده کنید؛ هر چه باشد، شما الگوی تیم هستید؛ اگر کارمندان مشاهده کنند که زودتر از بقیه سر کار می‌آیید، تا آخر وقت در شرکت حضور دارید و طی روز، بجز چند زمان استراحت، دائما در حال رسیدگی به امور هستید، از شما الگو خواهند گرفت.

وظایف یک مدیر موفق کدامند؟

در اغلب مراجع معتبر، پنج وظیفه اساسی برای مدیران تعریف شده است. ما این وظایف پنچگانه را در شکل زیر معرفی کرده‌ایم.

مدیر موفق

پاسخ به سوالات پرتکرار مدیران

1) چگونه استخدام کنیم؟

برای استخدام افراد صحیح، بهتر است از گام‌های زیر پیروی کنید:

مرحله اول) از همان ابتدا، فرهنگ شرکتتان را بشناسید و فردی را انتخاب کنید که با فرهنگ و ارزش‌های حاکم بر شرکت شما همخوانی داشته باشد

مرحله دوم) به شکل کامل مشخص کنید که به چه سطحی از تحصیلات، تجربه و انعطاف‌پذیری نیاز دارید، تمایل دارید همکار جدید چه سوابقی داشته باشد و تا چه حد مشتاق یادگیری باشد

مرحله سوم) رزومه افراد را مورد بررسی قرار دهید، با برگزیده‌ها مصاحبه حضوری ترتیب بدهید، تا حدی که مخالف حریم خصوصی نباشد، حضور آنلاین آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید، برای آن‌ها چالش تعریف کنید و عکس‌العملشان را بررسی کنید

نکته: پیشنهاد می‌کنیم پیش از استخدام نهایی، برای مدتی به عنوان کارآموز با آن‌ها همکاری کنید و سپس تصمیم قطعی را بگیرید

برای کسب اطلاعات کامل‌تر در این حوزه، درس غیر حضوری گزینش نیرو و استخدام را از مجموعه رهبری و مدیریت یک پله بالاتر به شما پیشنهاد می‌کنیم.

2) چگونه به کارمندان انگیزه بدهیم؟

کارمندانی که انگیزه داشته باشند، هر روز با اشتیاق بالایی به محیط کار می‌آیند و وظایفشان را نه از روی انجام وظیفه، بلکه از روی علاقه انجام می‌دهند. داشتن چنین کارمندانی، آرزوی هر مدیر است.

برای انگیزه‌بخشی به کارمندان، باید:

مرحله اول) یک محیط کار دوستانه در شرکت ایجاد کنید

مرحله دوم) دستاوردهای کارمندان را ارج بنهید و برای آن‌ها پاداش در نظر بگیرید

مرحله سوم) به صورت منظم، با تک تک کارمندان وقت بگذرانید

مرحله چهارم) از رقابت‌های دوستانه حمایت کنید

مرحله پنجم) امکان ترفیع شغلی را برای کارمندان کوشا فراهم کنید

مرحله ششم) برای کارمندان کلاس‌های آموزشی توسعه فردی و شغلی ترتیب بدهید

مرحله هفتم) به ایده‌های جدید و خلاقانه کارمندان با اشتیاق گوش بدهید و در صورت کارآمد بودن، زمینه را برای عملی کردن آن‌ها فراهم کنید

برای کسب اطلاعات کامل‌تر در این حوزه، درس غیر حضوری 25 نکته برای انگیزه بخشی به کارمندان را از مجموعه رهبری و مدیریت یک پله بالاتر به شما پیشنهاد می‌کنیم.

3) چگونه هدفگذاری کنیم؟

نبض اهداف سازمان، در دست شمایی است که سمت مدیریت را به عهده دارید. به منظور تعیین اهداف، شما باید:

مرحله اول) ابتدا براساس صنعت و نیازهای کسب و کار، حوزه‌ای که می‌خواهید در آن پیشرفت کنید را مشخص نمایید. این حوزه می‌تواند افزایش فروش، افزایش تولید یا ارتقای سطح رضایت مشتریان باشد

مرحله دوم) وضعیت فعلی خود را در این حوزه مورد سنجش قرار دهید

مرحله سوم) وضعیت مطلوب را تعیین کنید و به شکلی واقع‌بینانه، مشخص کنید که در چه فاصله زمانی می‌خواهید به آن وضعیت مطلوب دست پیدا کنید

مرحله چهارم) در مسیر رسیدن به هدف، وظایفی را برای هر یک از کارمندان تعریف کنید و به آن‌ها توضیح بدهید که تلاش آن‌ها تا چه حد در دستیابی به موفقیت تاثیرگذار است

مرحله پنجم) برای سنجش میزان پیشرفت در مسیر رسیدن به هدف، شاخص کلیدی عملکرد تعیین کنید؛ برای مثال، اگر هدف شما افزایش فروش است، می‌توانید آمار هفتگی فروش را به عنوان شاخص کلیدی عملکرد در نظر بگیرید

مرحله ششم) مشکلاتی که می‌تواند در مسیر رسیدن به هدف وجود داشته باشد را روی کاغذ یادداشت کنید و برای مواجهه با هر کدام از آن‌ها یک راهکار در نظر بگیرید

مرحله هفتم) در فواصل زمانی منظم، میزان پیشرفتی که داشته‌اید را مورد سنجش قرار دهید

مرحله هشتم) پس از تحقق هدف اول، اهداف جدیدی را برای شرکت تعریف کنید و مجددا چرخه هدفگذاری را از ابتدا شروع نمایید

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی هدف گذاری موفق را مطالعه کنید

4) چگونه اخراج کنیم؟

کارمندان خطا می‌کنند؛ شما نباید به علت این‌که یک یا چند خطا از کارمند سر زده، بلافاصله تصمیم به اخراج او بگیرید. شما در ابتدا باید:

مرحله اول) به پیشینه کارمند توجه کنید، شاید او در گذشته کارمند ارزشمندی بوده، ولی به تازگی از نظر عملکرد دچار افت شده است

مرحله دوم) به کارمند هشدار بدهید و برای او یک مهلت زمانی در نظر بگیرید تا عملکرد خود را اصلاح کند

مرحله سوم) رفتارهایی که برایتان غیر قابل قبول هستند را به طور کامل به کارمند شرح بدهید

مرحله چهارم) اگر بعد از گذشت مهلت تعیین شده، مشاهده کردید که هیچ پیشرفتی در کارمند مربوطه ایجاد نشده است، او را به دفترتان دعوت کنید، بدون وارد شدن به جزئیات، علت اخراج را به او توضیح بدهید و به شکلی قاطع، به او القا کنید که تصمیم نهایی را گرفته‌اید و راهی برای مشاجره وجود ندارد. فراموش نکنید که در مورد شیوه تسویه حساب و امور مالی نیز حتما توضیحات لازم را به آن‌ها ارائه بدهید و اجازه ندهید جایی برای ابهام یا شکایت باقی بماند

5) چگونه بر کارمندان نظارت کنیم؟

متاسفانه مدیران امروزی مانند یک ناظم، بالای سر کارمندان می‌ایستند و تک تک فعالیت‌های آن‌ها را تحت نظر می‌گیرند تا مبادا کسی از زیر کار در برود. تعدادی از مدیران نیز وجود دارند که در دفترشان می‌نشینند و از طریق دوربین مداربسته که به گوشه گوشه شرکت نصب کرده‌اند، اقدامات کارمندانشان را کنترل می‌کنند.

این نوع از نظارت، یک مشکل بزرگ دارد؛ کافی است یک روز مدیر سر کار نباشد یا دوربین‌های مدار بسته خراب شوند تا کارمندان، از این فرصت استفاده کرده و به چک کردن گوشی‌های تلفن همراه یا صحبت کردن با یکدیگر مشغول شوند.

اما راهکار مشکل چیست و چگونه باید بر عملکرد کارمندان نظارت کرد؟

مرحله اول) در مرحله استخدام، درست تصمیم بگیرید و کسانی را استخدام کنید که روحیه کار تیمی و تعهد کاری داشته باشند

مرحله دوم) هر چند وقت یک بار، به هر یک از کارمندان توضیح بدهید که وظایف آن‌ها تا چه حد مهم است و تا چه حد می‌تواند برای پیشرفت کسب و کار حیاتی باشد

مرحله سوم) به آن‌ها بگویید که به آن‌ها اعتماد دارید و اطمینان دارید که از پس انجام وظایفشان برمی‌آیند

مرحله چهارم) به طور کامل، شرح وظایف هر کارمند را به او توضیح بدهید و او را از عواقب سرپیچی از قوانین کاری مطلع کنید

مرحله پنجم) آن دسته از کارمندانی که ممکن است دردسرساز شوند را شناسایی کنید و از آن‌ها بخواهید در فواصل زمانی کوتاه، برایتان گزارش عملکرد ارائه بدهند. اگر عملکرد هر یک از کارمندان مورد قبول نیست، به شکلی صادقانه با او صحبت کنید و توضیح بدهید که اگر رفتارش را تصحیح نکند، چه عواقبی در انتظارش خواهد بود. برای کمک بیشتر به چنین کارمندانی، خودتان برایشان هدف تعیین کنید و به آن‌ها بگویید اگر طی مدت معین، به هدفی که برایشان مشخص شده جامه عمل بپوشانند، پاداش خواهند گرفت

مرحله ششم) از مدیریت ریزبینانه دوری کنید، به کارمندان القا کنید آن‌ها را بالغ و محترم می‌دانید و نیازی نیست بالای سرشان باشید تا کارها را انجام دهند

مرحله هفتم) دستاوردها و پیشرفت‌های هر یک از کارمندان را شناسایی کرده و برایشان عامل تشویقی در نظر بگیرید؛ با انجام این کار، مهارت خود کنترل‌گری در کارمندان تقویت خواهد شد؛ بنابراین روزهایی که در دفتر نباشید نیز آن‌ها تلاش خواهند کرد تا پیشرفت کرده و تشویق شوند

مرحله هشتم) با کارمندان در مورد جایگاه شرکت، فعالیت‌ها و چشم‌اندازی که دارد، صحبت کنید. از آن‌ها سوال بپرسید و تشویقشان کنید تا نظرشان را با شما به اشتراک بگذارند. این کار باعث می‌شود کارمندان شرکت را متعلق به خودشان بدانند و خودشان را به عنوان عضوی با ارزش از شرکت، به رسمیت بشناسند

دیگر دوران ذره‌بین به دست گرفتن و تعقیب کردن کارمندان به پایان رسیده است؛ کافیست رهنمودهای ارائه شده در این قسمت را انجام دهید تا تاثیر مثبت آن را در فضای کسب و کارتان احساس کنید.

7) با کارمندان خاطی چگونه برخورد کنیم؟

شما مدیر هستید و شب و روز تلاش می‌کنید تا بهترین‌ها برای شرکتتان رقم بخورد، بدین ترتیب، طبیعی است که به شرکتتان تعصب داشته باشید و دوست داشته باشید همیشه همه چیز طبق روال پیش برود؛ اما این توقع همیشه عملی نیست، بالاخره روزی پیش خواهد آمد که یکی از کارمندان، خطایی انجام دهد و حتی ناخواسته، مستقیما جایگاه شرکت را زیر سوال ببرد. در مواجهه با چنین شرایطی، شما دو راهکار پیش رو دارید: الف) عصبانی شوید و داد و بیداد راه بیندازید؛ ب) حرفه‌ای برخورد کنید و ریشه مشکل را بخشکانید.

ما راهکار دوم را پیشنهاد می‌کنیم؛ اما چگونه؟

وقتی خطایی از یک کارمند سر می‌زند، شما باید:

مرحله اول) نفس عمیق بکشید و آرامش خودتان را حفظ کنید

مرحله دوم) زود نتیجه‌گیری نکنید و ریشه اشتباه را پیدا کنید

مرحله سوم) در خلوت، به شکلی شفاف و صادقانه با کارمند خاطی گفتگو کنید؛ سعی کنید به دستاوردهای درخشانی که کارمند مورد نظر در طول زندگی کاری‌اش داشته، اشاره کنید؛ با انجام این کار، او دلگرم خواهد شد و راحت‌تر با شما همکاری خواهد کرد

مرحله چهارم) از دل اتفاقی که افتاده، یک درس استخراج کنید؛ خطا و اشتباه همیشه هم بد نیست، حتما به نکته مثبتی که از این خطا می‌توان یاد گرفت، اشاره کنید

مرحله پنجم) با همکاری کارمند، یک راهکار برای مشکل پیدا کنید و یک برنامه عملیاتی مناسب را در اختیار او قرار دهید تا از بروز دوباره خطا جلوگیری شود

مرحله ششم) خطا را مستند کنید. پس از صحبت کردن با کارمند، در مورد خطایی که انجام گرفته و نکاتی که به کارمند گفته‌اید، یک یادداشت بنویسید و آن را نزد خودتان نگهداری کنید؛ اطلاعات این مستند ممکن است در آینده به دردتان بخورد

مرحله هفتم) به خاطر داشته باشید خطا و اشتباه، ابزاری است که به کمک آن می‌توانید نقاط ضعف و قوت هر کارمند را شناسایی کرده و بر اساس این نقاط ضعف و قوت، برایشان مسئولیت تعیین کنید

مرحله هشتم) هیچ‌گاه در برابر کارمند خاطی، فریاد نزنید و از الفاظ نامناسب استفاده نکنید

مرحله نهم) اکنون که ریشه خطا را پیدا کرده‌اید، دیدگاه وسیع‌تری را در پیش بگیرید و با تعیین سیاست‌ها و پروتکل‌های جدید، امکان انجام خطای مشابه توسط سایر کارمندان را به حداقل مقدار ممکن کاهش دهید

سخن پایانی

اساسا در دنیای امروز، یک مدیر موفق کسی است که وارد وادی رهبری شده باشد و کسب و کارش را با استفاده از تکنیک‌های رهبری به پیش ببرد. این مقاله، چکیده‌ای بود از راه و روش تبدیل شدن به یک مدیر و رهبر موفق؛ شما می‌توانید اطلاعات کامل‌تر را با یک تخفیف استثنایی، از طریق بسته کامل آموزش رهبری و مدیریت یک پله بالاتر دریافت کنید.

اگر دیدگاه یا تجربه‌ای در این حوزه دارید، نظرتان را زیر همین مقاله با ما به اشتراک بگذارید.