آیا با نقش مدیران میانی و اهمیت آن‌ها در سازمان آشنا هستید؟

ثنا جهاندار تاریخ 14 مارس , 2020 دسته بندی : رهبری و مدیریت , سیستم و سازمان

یکی از اساتید دانشگاه مدرسه مدیریت وارتون دانشگاه پنسیلوانیا، به نام ایتان مولیک، پیامی برای شرکت‌ها دارد: به مدیران میانی خود اهمیت بیشتری بدهید؛ تاثیری که آن‌ها می‌توانند در عملکرد شرکت داشته باشند، از هر فرد دیگری بیشتر است.

مدیران میانی

تصویری که در بالا مشاهده می‌کنید، جهت جریان اطلاعات را در یک سازمان نشان می‌دهد. مدیران رده بالا، داده‌ها و جزئیات را از بیرون سازمان و سرپرستان عملیاتی می‌گیرند، سپس اطلاعات را به لایه‌های پایین‌تر خود انتقال می‌دهند. سرپرستان عملیاتی، مستقیما با کارکنان سروکار دارند و بر عملیات روزانه کسب‌وکار نظارت می‌کنند؛ آن‌ها اطلاعات را از کارکنان می‌گیرند و سطوح بالاتر مدیریتی سازمان انتقال می‌دهند.

در این میان، یک لایه مدیر میانی وجود دارد که موضوع اصلی مقاله ما را به خود اختصاص داده است.

در همین ابتدای مقاله اشاره می‌کنیم در درس غیرحضوری خلق و مدیریت سرپرستان و مدیران میانی که زیرمجموعه سری درس‌های رهبری و مدیریت یک پله بالاتر محسوب می‌شود، تمام آن‌چه در مورد مدیر میانی باید بدانید، آموزش داده شده است.

اساسا مدیریت میانی به چه معناست؟

مدیریت میانی به یکی از لایه‌های مدیریتی اطلاق می‌شود که در سازمان‌های بزرگ کاربرد دارد و وظیفه کلی آن، نظارت بر فعالیت‌های سرپرستان عملیاتی و تهیه گزارش برای مدیران رده بالاتر سازمان است.

مدیران میانی همانند چسبی هستند که در میانه سازمان قرار گرفته و بخش‌های مختلف آن را در کنار هم نگه می‌دارند.

مدیران میانی چه وظایفی دارند؟

مدیران میانی

عمده وظایف مدیران میانی به هدفگذاری و تصمیم‌گیری در سطح دپارتمان مربوط می‌شود. کسانی که سمت مدیریت میانی سازمان را به عهده دارند، باید به صورت هفتگی یا ماهانه، به اطلاعات پنج حوزه عملکردی زیر رسیدگی کنند. این پنج حوزه عبارتند از:

  1. حسابداری
  2.  منابع انسانی
  3. تولید / سرویس‌دهی
  4. تحقیق و توسعه
  5.  بازاریابی

فردی که سمت مدیر میانی را به عهده دارد، باید اطلاعات را از رده‌های بالاتر سازمان بگیرد تا استراتژی کلی سازمان را بشناسد. وی همچنین باید اطلاعات را از رده‌های پایین‌تر بگیرد تا میزان پیشرفت در مسیر این استراتژی را ردیابی کرده و شرایط فعلی شرکت را تعیین نماید.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله چارت سازمانی چیست، چه اهمیتی دارد و کجا به کار می‌آید؟ را نیز بخوانید

مدیران میانی زمان خود را صرف تعیین تاکتیک‌هایی می‌کنند که سازمان را در مسیر اهداف مشخص شده توسط مدیران عالی‌رتبه سوق می‌دهد. دو واژه استرتژیک و تاکتیک، اصطلاحاتی نظامی هستند که وارد واژگان عمومی و سازمانی شده‌اند و به اشتباه به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند. استراتژی، در ساده‌ترین توصیف ممکن، برنامه‌ای است که با هدف تغییر وضعیت فعلی شرکت به یک وضعیت جدیدتر و مطلوب‌تر تبیین می‌شود و در اغلب مواقع، دچار تغییر نمی‌شود. در مقابل، تاکتیک به شیوه دستیابی به آن نتیجه مطلوب اطلاق می‌شود و امکان اعمال تغییر در آن وجود دارد.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله استراتژی چیست؟ / تعریف مفهوم استراتژی و سه سطح مختلف آن به زبان ساده را نیز بخوانید

یک مدیر میانی باید به چه مهارت‌هایی مجهز باشد؟

1) برقراری ارتباط ارزشمند

2) گوش دادن فعال و نشان دادن حس همدردی

3) رهبری، انگیزه بخشی و منتورینگ

4) در دسترس بودن و اتخاذ یک رویکرد باز برای شنیدن راهکارها، پیشنهادات، نظرات و پرسش‌ها

5) حل مساله و تصمیم‌گیری

6) تشخیص زمان مناسب برای تفویض اختیار

7) مدیریت تغییر و قابلیت سازگاری با تمامی شرایط

8) شناخت قوانین اداری و مالی و پیروی از آن‌ها

9) ایفا کردن نقش مدیر پروژه و نوشتن بیزینس پلن یا پلن پروژه

10) همانند درختی، آفتاب سوزان تلاطم‌ها را تحمل کند و سایه خنکای آرامش را روی تیم بگستراند

11) سازماندهی، اولویت‌بندی، هدفگذاری و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد

12) نگارش انواع متون، پرزنتیشن و کار کردن با داده‌های کمی

آیا تمامی سازمان‌ها باید مدیر میانی داشته باشند؟

مدیران میانی

در شرکت‌هایی با اندازه بزرگ، وجود مدیر میانی ضروری است تا پلی باشد بین رده‌های بالای چارت سازمانی و خط مقدم کارمندان. ولی در شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک، وجود مدیر میانی نه تنها ضرورتی ندارد، بلکه باعث ایجاد پیچیدگی بیشتر نیز می‌شود. پس اگر کسب و کار یا استارت‌آپی با تعداد کارمندان اندک دارید، بهتر است به فکر استخدام مدیر میانی نباشید.

اقدامات لازم برای استخدام مدیر میانی

شاید شما یک کسب‌وکار کوچک هستید که در مرحله رشد قرار گرفته‌اید؛ شاید هم کسب‌وکاری با اندازه متوسط یا بزرگ هستید که تصمیم دارید بازنگری‌هایی در وضعیت فعلی تیم‌تان انجام دهید. تفاوتی ندارد در کدام یک از دسته‌بندی‌های بالا قرار می‌گیرید، در هر حالت، باید در انتخاب فردی که به سمت مدیر میانی منصوب می‌کنید، چند نکته را رعایت کنید.

اگر جزو کسب‌وکارهایی هستید که برای اولین بار می‌خواهد مدیر میانی استخدام کند، پیشنهاد می‌کنیم از گام‌های زیر پیروی کنید:

1) ساختار تعیین کنید

پیش از آن‌که سراغ انتخاب فرد مناسب برای پر کردن جایگاه مدیر میانی بگردید، به ساختاری که می‌خواهید برای کسب‌وکار تعیین کنید، فکر کنید. در این صورت، می‌توانید فرد مناسبی را پیدا کنید که از عهده مسئولیت ایجاد و حفظ زیرساخت‌های لازم بربیاید.

2) وظایف فردی را به شکل شفاف و دقیق تعیین کنید

مسئولیت‌هایی که می‌خواهید به هر یک از افراد، از جمله مدیران میانی بسپارید را به شکل دقیق و کامل مشخص کنید. از تعیین نقش‌ها و کانال‌های ارتباطی بین مدیر ارشد و مدیر میانی غافل نشوید.

نکته‌ای که مهم است، این است که بهتر است به جای محول کردن فهرستی از وظایف و مسئولیت‌ها به مدیر میانی، از او انتظار داشته باشید نتیجه‌محور عمل کند.

3) در مورد دلایل موفقیت کسب‌وکارتان تامل کنید و فرهنگ شرکت را سرمشق خودتان قرار دهید

دلیل موفقیت اغلب کسب‌وکارها و مخصوصا کسب‌وکارهایی کوچکی که در مرحله رشد قرار گرفته‌اند، فرهنگ حاکم بر محیط کار آن‌هاست. در صورتی‌که شما نیز جزو این کسب‌وکارها هستید، بهتر است در انتخاب نیروهای جدید بیشتر دقت کنید و افرادی را استخدام کنید که با فرهنگ شرکت همسو باشند. این مورد در استخدام مدیران میانی بیشتر صدق می‌کند. پیشنهاد می‌کنیم کسانی را به عنوان مدیر میانی به کار بگیرید که با فرهنگ و ارزش‌های اساسی کسب‌وکار همخوانی داشته باشند.

به عنوان نمونه، فردی که پیش‌تر مدیریت بخش نیروی انسانی در یک پالایشگاه را به عهده داشته، به احتمال زیاد برای شرکتی که در حوزه فناوری‌های مالی فعالیت می‌کند، چندان مناسب نیست و بهتر است مثلا در یک کارخانه قطعات خودرو مشغول به کار شود.

در یک کلام، مدیران میانی منتخب شما باید باورهای شما را ارزشمند بدانند، شرکت را به سمت جلو به پیش برانند و در پیاده‌سازی ایده‌ها و استراتژی‌های رشد شرکت همکاری سازنده داشته باشند.

اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله مدیریت چیست، چه سطوحی دارد و چرا مهم است؟ را نیز بخوانید

تجربیات و نظرات خود را در مورد مدیران میانی با ما به اشتراک بگذارید.