تعریف ماتریس آیزنهاور و کاربردهای آن به زبان ساده

ثنا جهاندار تاریخ 13 نوامبر , 2020 دسته بندی : جعبه ابزار موفقیت

مدیریت زمان یکی از اصلی‌ترین چالش‌هایی است که کسب‌ و کارها با آن دست به گریبانند. پس از انتخاب استراتژی مناسب، این زمان‌بندی صحیح و یا به عبارتی مدیریت زمان است که می‌تواند کسب‌وکار را به موفقیت برساند. مهم‌ترین موضوعی که در بحث مدیریت زمان وجود دارد، اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌ها است. اینجاست که ماتریس آیزنهاور یا Eisenhower matrix وارد بحث می‌شود. اولویت بندی کارها به کمک این ماتریس به سادگی صورت می‌گیرد.

مهم‌ترین مبحثی که در ماتریس آیزنهاور یا «ماتریس فوری – مهم» به آن توجه می‌شود، بخش مدیریت تسک‌ها است، زیرا انجام به موقع و منظم فعالیت‌های کم‌فایده کمکی به پیشبرد اهداف کسب‌وکار نخواهد کرد.

پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی تکنیک های مدیریت زمان را از دست ندهید.

 اگر مدیر یک کسب‌وکار هستید و در بحث مدیریت زمان و اولویت‌ بندی کارها با مشکلاتی مواجه هستید، بهتر است طرز استفاده از ماتریس آیزنهاور را یاد بگیرید؛ به این ترتیب نیازی به آموزش‌های دشوار نخواهید داشت و از خسارات احتمالی جلوگیری خواهید کرد.

در حقیقت ماتریس آیزنهاور یکی از کم هزینه‌ترین و بهترین روش‌ها برای اولویت‌ بندی کارها بر اساس چهار معیار مهم است. برای آشنایی با این ماتریس و نحوه کار با آن در این مطلب همراه ما باشید. امید است که با استفاده از نکات ارائه شده در این مطلب در پایان موفق به تکمیل ماتریس آیزنهاور کسب‌وکار خود شوید و فرمان مدیریت زمان در سازمانتان را تحت کنترل بگیرید.

مواردی که در این مقاله بیان خواهند شد:

  • نقش مدیریت زمان در ماتریس آیزنهاور
  • نقش اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور
  • اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور
  • چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
  • سخن پایانی

مدیریت زمان در ماتریس آیزنهاور چه اهمیتی دارد؟

مدیریت زمان در ماتریس آیزنهاور

مدیریت زمان در حقیقت تلاش برای انجام به موقع کارها به ترتیب اولویت آن‌ها است. بسیاری از کارها باید در زمان مناسب خود انجام شوند و درصورتی‌که مسئله زمان‌بندی رعایت نشود، حتی اگر کارها به طور کامل هم انجام شوند، ارزشی نخواهند داشت. از این رو بهره‌گیری از استراتژی مدیریت زمان متناسب اهمیت زیادی در کسب‌وکارها دارد.

توصیه می‌شود برای طراحی ماتریس آیزنهاور در ابتدا باید با بحث مدیریت زمان آشنا باشیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد، مقاله آموزشی مدیریت زمان در سازمان را بخوانید.

نقش اولویت‌بندی کارها در مدیریت زمان

اهمیت اولویت‌ بندی کارها

همه ما عاشق نظم هستیم. منظم بودن اولا حس خوبی به ما می‌دهد، ثانیا وقتی در پایان بازه زمانی تعیین شده متوجه می‌شویم که تمامی وظایف محوله به ما به درستی انجام شده است، حس مسئولیت‌پذیری را تجربه می‌کنیم. همین امر نیز اعتماد به نفس ما را تقویت می‌کند. اما مسئله به اینجا ختم نمی‌شود.

حقیقت این است که پس از مشخص کردن هدف، راهکارهای رسیدن به این هدف نیز معین می‌شوند. انجام کارهای متفرقه‌ و کم اهمیتی که در رسیدن به هدف نقش خاصی ندارند، نباید در اولویت‌ بندی کارها و مدیریت زمان جایی داشته باشند.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی هدف گذاری را مطالعه کنید.

اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور

اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که از آن به عنوان ماتریس اهمیت و فوریت نیز یاد می‌شود، یکی از بهترین ابزارهای موجود برای اولویت‌ بندی کارها بر اساس ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک است. بنابراین می‌تواند در پیشبرد اهداف به شما کمک کند.

ناگفته نماند که این ماتریس در تمامی جنبه‌های زندگی کاربرد دارد و صرف نظر از این که اهداف شما مرتبط با کسب‌وکار باشد یا پوشاندن جامه عمل به اهداف شخصی، استفاده از ماتریس آیزنهاور می‌تواند کمک کننده باشد.

در ادامه نحوه به استفاده از این ماتریس را برای شما عزیزان تشریح می‌کنیم:

چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

استفاده از ماتریس آیزنهاور

گام نخست: تعیین اهمیت فعالیت

اولین گام برای استفاده از ماتریس آیزنهاور این است که مشخص کنیم این فعالیت چه اهمیتی دارد؟

اهمیت کارها و فعالیت‌ها معمولا به صورت مستقیم یا غیر مستقیم به اهداف ما بستگی دارند. یعنی کارهای مهم در گروه فعالیت‌هایی قرار می‌گیرند که انجام آن‌ها به مرور زمان، ما را به اهدافمان نزدیک می‌کنند. عدم انجام به موقع آن‌ها نیز ما را با مشکلات بی‌شماری مواجه می‌کنند که گاهی ممکن است عواقب غیر قابل جبرانی نیز در پی داشته باشد.

مسئله قابل توجهی که در این زمینه وجود دارد این است که اهداف و ارزش‌های هر فرد یا کسب‌وکار متفاوت از دیگری است، بنابراین طبیعتا اهمیت فعالیت‌ها و اولویت‌ آن‌ها نیز متفاوت از یکدیگر خواهد بود و بهتر است در طراحی ماتریس آیزنهاور، از تقلید دیگران جلوگیری کنید.

به عنوان مثال برای مدیر یک کسب‌وکار، شرکت در جلسه تحلیل رقبای تجاری بیش‌تر از جلسه معرفی کارمندان جدید اهمیت دارد. زیرا این کارمندان توسط بخش منابع انسانی و بر اساس چارچوب شرکت انتخاب شده‌اند، در صورتی که تحلیل رقبای تجاری نقش موثرتری در پیشبرد و تعیین اهداف استراتژیک شرکت خواهد داشت.

همچنین برای دانش‌آموزی که قرار است در آزمون ورودی دانشگاه‌ها شرکت کند، تقسیم مباحث درسی به صورتی که تا زمان آزمون بتواند به مطالعه، مرور، تست زنی و رفع اشکال بپردازد، حائز اهمیت است.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی نظم شخصی را از دست ندهید.

گام دوم : تعیین فوریت فعالیت

دومین گام استفاده از ماتریس آیزنهاور این است که مشخص کنیم این کار چه فوریتی دارد؟

در بسیاری از مواقع انجام کارها و فعالیت‌ها مهلت زمانی مشخصی دارند. به این ترتیب که اگر در زمان معین شده به انجام نرسند، ارزش مورد انتظار را ایجاد نخواهند کرد.

به همین دلیل است که افراد، هنگام برنامه‌ریزی برای اهداف روز خود، برخی از کارها را در اولویت اول قرار می‌دهند.

فوریت کارها نیز مانند اهمیت آن در برنامه افراد مختلف متفاوت است و نباید برای تعیین فوریت کارها از دیگران تقلید کرد.

به عنوان مثال در یک شرکت ممکن است فوریت کار منشی ارسال نامه به مدیران و تماس برای ست کردن جلسه باشد. اما فوریت مدیر منابع انسانی حضور در جلسه مصاحبه استخدامی باشد. بنابراین آنچه که اهمیت دارد انجام به موقع کارهای محوله است.

اگر گام اول و دوم به درستی انجام شود، به راحتی می‌توان تمامی کارها و فعالیت‌ها بر اساس شکل زیر تقسیم‌بندی کرد:

ماتریس آیزنهاور

این تقسیم‌بندی به ما کمک می‌کند تا کارهای خود را به ترتیب اولویت انجام دهیم. به این ترتیب گام به گام و به شکل اصولی به اهداف خود نزدیک‌تر می‌شویم.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی هدف گذاری smart را از دست ندهید.

در ادامه برای روشن‌تر شدن موضوع به تشریح ماتریس آیزنهاور می‌پردازیم.

بخش اول ماتریس آیزنهاور : کارهای مهم و فوری

از منظر اولویت، کارهایی که در این بخش قرار می‌گیرند بالاترین اولویت را برای انجام دارند و باید هر چه سریع‌تر و در اولین زمان ممکن به انجام برسند.

این بخش از ماتریس در حقیقت به تمامی فعالیت‌هایی اختصاص داده شده است که انجام آن‌ها در ارتباط مستقیم با اهداف ما قرار دارد. از این رو عدم توجه به آن‌ها ما را از اهدافمان دور خواهد کرد.

هنگام مواجهه با کارهای مهم و فوری باید تمامی منابع مورد نیاز برای انجام این فعالیت‌ها به آن اختصاص داده شود؛ زیرا ممکن است با اندکی تاخیر در انجام کارها، ارزش واقعی آن‌ها از بین برود.

تفکر استراتژیک (برای کسب اطلاعات در این حوزه به مقاله تفکر استراتژیک مراجعه کنید) و نظم شخصی از جمله مواردی هستند که تقویت آن‌ها می‌تواند در انجام کارهای مهم و فوری ماتریس آیزنهاور و در نهایت پیشبرد اهداف به شما کمک کند.

مسئله مهمی که در این زمینه وجود دارد، این است که در صورتی که در تقسیم‌بندی و اولویت‌بندی کارها اشتباهی صورت گیرد، ماتریس آیزنهاور تشکیل‌شده نیز نمی‌تواند اطلاعات صحیحی را در زمینه پیشبرد اهداف در اختیار ما قرار دهد.

همچنین لازم به ذکر است که پیش آمدن شرایط استثنائی و پیش‌بینی‌نشده، ممکن است منجر به ایجاد تغییراتی در اولویت انجام کارها شود. بنابراین ممکن است در طی رسیدن به اهداف چندین بار جای فعالیت‌ها عوض شود.

بخش دوم ماتریس آیزنهاور : کارهای مهم و غیرفوری

کارهای مهم و غیرفوری به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که در جهت پیشبرد اهداف از اهمیت زیادی برخوردارند، اما نیازی نیست که چندان با عجله انجام شوند.

کارهای مهم و غیرفوری معمولا ارزش واقعی و ماندگارتری را برای ما ایجاد می‌کنند، اما شاید تاثیر این ارزش در بلند مدت قابل لمس باشد.

به عنوان مثال کسب‌وکاری که در زمینه تجارت الکترونیک فعالیت می‌کند را تصور کنید. هدف از این کسب‎وکار افزایش فروش اینترنتی و جذب مشتری است بنابراین باید همواره در محیط پویایی به پیشبرد اهداف خود بپردازد.

در این میان طراحی واسط کاربری مناسب یکی از مهم‌ترین مسائلی است که در این کسب‌وکار باید به آن توجه شود. بنابراین حضور یک گرافیست و یک طراح واسط کاربری در این کسب‌وکار ضروری است.

از این رو منطق حکم می‌کند که این شرکت همواره دو نیروی متخصص و کاربلد در هر دو فیلد را در مجموعه خود داشته باشد. چرا که هر آن ممکن است یکی از این دو متخصص بنا به دلایلی امکان همکاری با این مجموعه را نداشته باشند. در چنین شرایطی کسب‌وکار دچار بحران خواهد شد. بنابراین پرورش نیروی متخصص یا کارآموز حرفه‌ای در این تخصص‌ها یکی از کارهای مهم و غیرفوری در این شرکت محسوب می‌شود.

این مثال به خوبی نشان می‌دهد که چرا پس از انجام کارهای مهم و فوری باید به تدریج کارهای مهم و غیرفوری را پیش ببرید. زیرا عدم انجام آن‌ها می‌تواند تبعات جبران ناپذیری را با خود به همراه داشته باشد.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی استراتژی مدیریت زمان را از دست ندهید.

بخش سوم ماتریس آیزنهاور : کارهای فوری و کم اهمیت

کارهای فوری اما کم اهمیت بیش‌تر به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که می‌توانند به کمک یک برنامه‌ریزی مجدد به نحو احسنت انجام شوند.

راهکار انجام کارهای فوری و کم‌اهمیت، این است که یا از دیگران کمک بگیرید یا زمان انجام فعالیت‌ها را جابه‌جا کنید.

به عنوان مثال شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار احتمالا باید در چندین جلسه شرکت کنید. طبیعتا شرکت در تمامی این جلسات برای شما مقدر نخواهد بود. بنابراین بهتر است در جلساتی که قرار است در آن تصمیم‌های استراتژیکی گرفته شود و حضور شما ضروری است شرکت کنید. اما سایر جلساتی که بدون حضور شما هم می‌توانند پیش بروند را به مدیران هر بخش محول کنید.

محول کردن کارها به دیگران می‌تواند تمرکز شما در انجام کارهای مهم و فوری را افزایش دهد. به این ترتیب در پیشبرد اهداف خود آگاهانه‌تر برنامه‌ریزی خواهید کرد و در برخی موارد، موفق خواهید شد زمان رسیدن به اهداف خود را نیز به شدت کاهش دهید.

نکته مهم دیگری که در این زمینه وجود دارد، این است که با واگذاری کارها به سایر کارمندان، می‌توانید کمک کنید تا حس اعتماد به نفس در آن‌ها تقویت شود. با انجام این کار، کارمندان باور می‌کنند که شما به آن‌ها اعتماد دارید، به این ترتیب از هیچ تلاشی برای تحقق اهداف فروگذار نمی‌کنند.

بخش کارهای فوری و کم اهمیت به ما می‌آموزد که باید در برنامه‌ریزی‌های خود به شکل آگاهانه‌تری عمل کنیم و از زمان خود به درستی استفاده کنیم.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی برنامه ریزی را از دست ندهید.

بخش چهارم ماتریس آیزنهاور : کارهای غیرفوری و کم اهمیت

اگر بخواهیم صادق باشیم همه ما روزانه کارهای غیرفوری و کم اهمیت زیادی را انجام می‌هیم که غیر از تلف کردن وقت، چیز دیگری با خود به همراه ندارند. برای روشن‌تر شدن این موضوع بحث را با مثالی پیش می‌بریم.

همه ما روزانه چند ساعت از زمان خود را در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کنیم. اما تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که حقیقتا همه ما تا چه حد مجاز به استفاده از این پلتفرم‌ها هستیم؟

اگر استفاده از این شبکه‌های اجتماعی تنها برای سرگرم شدن و دور شدن از افکار منفی باشد و زمان کمی را به خود اختصاص دهد، مسئله‌ای نیست. اما اگر روزانه چندین ساعت از وقت خود را صرف دیدن پست‌ها و استوری‌های بلاگرهایی می‌کنید که غیر از محتوای زرد چیزی برای انتشار ندارند، به سختی در دام کارهای غیرفوری و کم اهمیت افتاده‌اید.

حقیقت این است که اختصاص دادن این زمان به سایر کارهای مهمی که ما را به سمت اهدافمان هدایت می‌کند، می‌تواند گام موثری در جهت رسیدن به موفقیت تلقی شود. از طرفی می‌توان این زمان را صرف خودشناسی، خودسازی و یا انجام کارهایی مانند دیدار با دوستان و یا انجام یک کار هنری کرد که می‌توانند حال دل ما را خوب کنند. چیزی که این روزها بیش‌تر از هر چیز به آن نیاز داریم.

اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی کار عمیق را مطالعه کنید.

سخن پایانی

در این مطلب به چگونگی اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور پرداخته‌ایم. همچنین اهمیت اولویت‌بندی کارها در مدیریت زمان و حرکت به سمت اهداف از پیش تعیین شده را مورد بررسی قرار دادیم.

ما در مجموعه یک پله بالاتر، خواهان موفقیت تک‌تک شما هستیم و به همین دلیل، درسی غیر حضوری تهیه کرده‌ایم با موضوع مدیریت زمان که زیرمجموعه دروس جعبه ابزار موفقیت به شمار می‌رود.

بعد از استفاده از این درس غیر حضوری شما:

  • دیدی متفاوت به مفهوم زمان پیدا خواهید کرد
  • مهارت مدیریت زمان را به خوبی فرا خواهید گرفت
  • ابزارهای لازم در حوزه مدیریت زمان را خواهید شناخت
  • خواهید توانست به خوبی از این مهارت در مسیر افزایش راندمان خود استفاده کنی

به نظر شما استفاده از ماتریس آیزنهاور تا چه حدی می‌تواند در رسیدن به اهداف به شما کمک کند؟

اگر به عنوان مدیر یک کسب‌وکار بخواهید ماتریس آیزنهاور را برای خود تشکیل دهید چه نکات و ویژگی‌های دیگری را به آن اضافه می‌کنید؟

در صورت تمایل نظرات و پیشنهادات خود را زیر همین مقاله با ما و سایر خوانندگان در میان بگذارید.

 

اشتراک گذاری :