اندر حکایات برنامه ریزی

ثنا جهاندار تاریخ 20 آبان , 1398 دسته بندی : جعبه ابزار موفقیت

همه مردم در یک روز، 24 ساعت زندگی نمی‌کنند. بله درست است؛ اگر برنامه ریزی نکنیم، بدون این که خودمان متوجه شویم، ساعات زیادی از شبانه‌روز را از دست خواهیم داد.

برنامه‌ریزی یک عبارت کلی است و در تمامی بخش‌های زندگی کاربرد دارد. از بچه‌های مدرسه‌ای گرفته تا کسانی که کنکور دارند و پدر و مادرها و صاحبان کسب و کار، هیچ کس نمی‌تواند مزایای یک برنامه‌ ریزی مدون را کتمان کند.

به کمک ابزار برنامه‌ ریزی است که افراد می‌توانند سر خود را بالا بگیرند و بدون آن که موانع پیش رو حواسشان را پرت کند، در مسیر حرکت به سمت افق هدف گام بردارند.

برای برنامه‌ ریزی تعریف‌های مختلفی گفته شده است. برخی برنامه‌ ریزی را مترادف با تصمیم‌گیری می‌دانند. این یک تفکر اشتباه است.

ممکن است فردی تمام روز مشغول تصمیم‌گیری باشد ولی موفق به برنامه‌ ریزی نشود. با این حال، برای انجام برنامه‌ ریزی، تصمیم‌گیری یک باید است.

همان‌گونه که در مقاله مربوط به مدیریت گفتیم، مدیریت کاری است که هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود؛ برنامه‌ ریزی نیز به همین شکل است. در واقع برنامه‌ ریزی کاری است که یک مدیر انجام می‌دهد تا اسلوب و روش عملیات را از پیش تعیین کند.

اساسا، برنامه‌ ریزی شش خصیصه مهم دارد:

1) برنامه‌ ریزی یکی از اساسی‌ترین وظایف مدیریتی است و از تمامی وظایف اجرایی دیگر، از قبیل سازمان‌دهی، هدایت، کارگزینی و کنترل مقدم‌تر است.

2) برنامه‌ ریزی از پیش تعیین کردن هدف است. هر برنامه شامل اهدافی است که در آینده باید به آن‌ها دست پیدا کرد. گام‌های لازم برای دستیابی به این اهداف باید در برنامه‌ریزی لحاظ ‌شوند.

3) برنامه‌ ریزی یک عمل عقلانی و فکری است و شامل دیدگاه‌هایی است که برای تصمیم‌گیری‌های‌ آینده مورد نیاز هستند.

4) برنامه‌ ریزی به آینده مربوط است و بین آن جا که هستیم و آن جا که می‌خواهیم باشیم پل می‌زند.

5) برنامه‌ریزی یک عمل فراگیر است و در تمامی وظایف و سطوح مدیریتی کاربرد دارد.

6) برنامه ریزی یک عمل پیوسته است و هیچ‌گاه از مدیر جدا نمی‌شود. در واقع برنامه ریزی یک عمل تجربی است و هر زمان که واقعیت‌های جدید شناخته ‌شوند، باید مورد تجدید نظر و اصلاح قرار بگیرد.

مزایایی که توسط برنامه ریزی قابل دستیابی هستند، عبارتند از:

تمرکز را روی هدف افزایش می‌دهد

در سایه برنامه ریزی، افراد و سازمان‌ها تشویق می‌شوند تا از انجام فعالیت‌های بی‌وقفه دست بردارند و به جای آن، روی نتایج تمرکز کنند. داشتن برنامه از پیش تعیین شده، صریح و شفاف، یک ضرب‌آهنگ مشخص را در شرکت ایجاد می‌کند، تمام توجه‌ها را به سمت هدف متمرکز می‌کند و افراد را به انجام فعالیت ترغیب می‌کند.

بین فعالیت‌ها هماهنگی ایجاد می‌کند

برنامه ریزی هم مدیران و هم غیر مدیران را به شکل یکسان هدایت می‌کند؛ اگر کارمندان بدانند که سازمان در چه مسیری پیش می‌رود و وظایف آن‌ها برای رسیدن به هدف چیست، بهتر می‌توانند بین فعالیت‌های خود هماهنگی ایجاد کنند و در تیم با یکدیگر همکاری داشته باشند. اگر برنامه ریزی وجود نداشته باشد، ادارات گرفتار اهداف متناقض می‌شوند و از حرکت کارآمد به سمت مقصود بازمی‌مانند.

شک و ابهام را کاهش می‌دهد

برنامه ریزی مدیران را وادار می‌کند تا نگاهی به آینده داشته باشند، تغییرات را پیش‌بینی کنند، تاثیرات تغییر را شناسایی کنند و در پاسخ، واکنش‌های مقتضی را نشان دهند. شناسایی عواقب و پیامدهای واکنش مدیران به تغییر نیز جزو مزایای برنامه ریزی است و به کاهش حس ابهام کمک می‌کند.

ابزاری است که سازمان از طریق آن می‌تواند با تغییرات محیطی کنار بیاید

اوضاع مسائل سیاسی، تکنولوژیکی و اقتصادی به سرعت در حال تغییر است، به همین دلیل، همواره نیاز است که در استراتژی سازمان اصلاح و بازنگری شود.

از همپوشانی و انجام فعالیت‌های بیهوده جلوگیری می‌کند

با برنامه ریزی به شکل دقیق و موشکافانه‌تری می‌توان منابع زائد و دوباره‌کاری‌ها را شناسایی کرد و جلوی آن‌ها را گرفت. علاوه بر آن، هر چه ابزار و پایان کار واضح‌تر باشد، میزان بهره‌وری به شکل دقیق‌تری محاسبه می‌شود.

در خلال برنامه ریزی، اهداف و استانداردهای کنترلی شناسایی می‌شود

اگر ندانیم که به دنبال چه چیزی هستیم، چگونه می‌توانیم تعیین کنیم که آیا به هدف رسیده‌ایم یا خیر؟ در برنامه ریزی، اهداف مشخص می‌شوند. کنترل به معنای مقایسه عملکرد حقیقی با اهداف است و از این طریق است که انحراف‌های مسیر شناسایی می‌شوند و اقدامات مورد نیاز برای اصلاح روند شناسایی می‌گردند. بدون برنامه‌ریزی، معیاری برای کنترل وجود نخواد داشت.

برنامه ریزی جامع فعالیتی است که سازمان را به عنوان یک سیستم، در راستای به ماکزیمم‌ رساندن کارایی کمک می‌کند.

گام‌های اساسی در فرآیند برنامه‌ ریزی کدامند؟

فرقی نمی‌کند که سیستم به شکل سازمان باشد یا دپارتمان، کسب و کار باشد و یا ماهیت پروژه داشته باشد، در حالت کلی، فرآیند برنامه‌ریزی ساختار یکسانی دارد و شامل چند گام مشابه است که به شکل کلی در اینفوگرافیک زیر به نمایش درآمده‌اند:

برنامه ریزی

درست است که برنامه‌ ریزی لازمه هر کسب و کار موفق است، ولی محدودیت‌هایی را نیز با خود به همراه دارد. بیایید نگاهی داشته باشیم بر محدودیت‌های موجود در مسیر برنامه ریزی تجاری. البته فراموش نکنید که این محدودیت‌ها عمومیت ندارند و مزایای برنامه ریزی، به شدت بر محدودیت‌های جزئی ایجاد شده می‌چربد.

1) عدم انعطاف‌پذیری

زمانی که بخش‌های مختلف برنامه هماهنگ شود و روش‌های رسیدن به هدف تعیین گردد، مدیر شروع می‌کند به پیروی از آن. این احتمال وجود دارد که مدیریت تمایلی به تغییر برنامه نداشته باشد و یا موقعیت این کار را نداشته باشد. این جاست که چارچوب سفت و سخت برنامه تهیه شده، به ضرر سازمان تمام می‌شود.

2) در محیط‌های پیچیده و دینامیک کارایی ندارد

در یک محیط اقتصادی، به ندرت پیش می‌آید که همه چیز ساکن و استاتیک باشد. اوضاع اقتصادی، سیاسی، محیطی و حقوقی همواره در حال تغییر است. در چنین محیط دینامیکی، پیش‌بینی آینده دشوار می‌شود. اگر یک مدیر نتواند آینده را با دقت بالایی پیش‌بینی کند، احتمال دارد برنامه با شکست مواجه شود.

3) کاهش خلاقیت

بعد از انجام برنامه ریزی، برخی مدیران به شکل کورکورانه شروع به پیروی از آن می‌کنند و به طبیعت پویای کسب و کار خود توجهی نمی‌کنند؛ در نتیجه هیچ گامی در جهت تغییر برنامه برنمی‌دارند. کارکنانی که این شرایط را می‌بینند، ایده‌های خود را با مدیران بالاتر به اشتراک نمی‌گذارند و ترجیح می‌دهند که کارها را به شکل روتین پیش ببرند. همه این عوامل به خاموش شدن چراغ ایده‌های ناب می‌انجامد.

4) هزینه‌بر بودن

برنامه‌ریزی فرآیندی ذهنی و خلاقانه است و برای انجام آن باید از متخصصان حرفه‌ای استفاده کرد. یکی دیگر از الزامات تهیه برنامه مدون، انجام تحقیق و جمع‌آوری اعداد و ارقام است. در نتیجه، ممکن است هزینه‌های فرآیند برنامه‌ریزی افزایش پیدا کند.

5) عدم بهره‌مندی از دقت کامل

انجام برنامه ریزی مستلزم آن است که آینده را ارزیابی کنیم و رویدادهای آتی سازمان و صنعت را پیش‌بینی کنیم. پیش‌بینی همواره با اندکی از خطا همراه است، بنابراین برنامه نهایی از دقت صددرصدی برخوردار نخواهد بود.

سخن پایانی

در این مقاله نگاهی داشتیم بر ویژگی‌ها، مزایا و گام‌های یک برنامه ریزی موفق.

اگر جزو کسانی هستید که دوست دارید از ساعات زندگی شخصی و کاری خود در بهینه‌ترین شکل ممکن استفاده کنید، درس‌های غیرحضوری برنامه‌ریزی که زیر مجموعه آموزش‌های جعبه ابزار موفقیت یک پله بالاتر محسوب می‌شود، گزینه مناسبی برای شما خواهد بود.